Die Erfolgsgeschichte von The Great Escape
‚Recras lässt sich gut mit anderen Systemen verbinden‘
The Great Escape ist, wie der Name schon vermuten lässt, ein Escape Room in Zwolle. Das Unternehmen feiert bald sein zehnjähriges Bestehen und ist im Laufe der Jahre stark gewachsen. Inhaber Johan Post berichtet über das Konzept und die Nutzung von Recras als Buchungssystem.
Zusammenarbeit mit Restaurants
„Wir haben derzeit sechs Escape Rooms vor Ort und vier Outdoor-Escapes.“ Doch bei The Great Escape geht es nicht nur darum, sich in einem geheimnisvollen Raum einsperren zu lassen. „Wir arbeiten mit lokalen Restaurants und Caterern zusammen. Gäste können bei uns einen Escape Room buchen und anschließend gemütlich in der Stadt essen gehen. Oder sie lassen sich ein Buffet direkt bei uns vor Ort von einem Caterer liefern, mit dem wir kooperieren.“
Manuell in Word
„Bis vor zwei Jahren haben wir unsere Angebote noch in Word erstellt, in das wir das Programm manuell einfügen mussten. Das haben wir dann an den Kunden und das Restaurant geschickt, mussten prüfen, ob alle Parteien zugestimmt haben, Änderungen von Hand einpflegen und Zeitfenster buchen… Besonders effizient war das nicht. Wir wollten unsere Abläufe unbedingt besser strukturieren.“
Guter Kontakt
Als Johan einige Kollegen aus der Branche nach Empfehlungen für Buchungssysteme fragte, war Recras der klare Favorit. Die Entscheidung war daher schnell getroffen. „Von Tag eins an war der Kontakt sehr gut. Kleine Anliegen werden sofort aufgegriffen und wenn etwas mehr Zeit braucht, wird es direkt eingeplant.“ Ein Beispiel dafür ist die Anbindung des Kassensystems an Recras. Das war eine neue Schnittstelle. Kinderkrankheiten sind da unvermeidlich – aber weil wir alles gut abstimmen konnten, funktionierte es schnell einwandfrei.
Effiziente Kommunikation
Den größten Vorteil von Recras sieht Johan in der Effizienz. „Wir merken, dass wir viel Zeit sparen beim Erstellen von Optionen, Angeboten und Rechnungen. Nicht nur die Kommunikation mit unseren Kunden läuft reibungsloser – auch die Abstimmung mit Restaurants und Caterern funktioniert besser.“
Ein Knopfdruck
„Wenn wir eine Anfrage per E-Mail oder Telefon erhalten, erstellen wir eine Option, und die Zeitfenster werden sofort in der Planung reserviert. Der Gast erhält eine Bestätigung mit dem Programm und den Kosten, und auch das Restaurant wird automatisch informiert. Bei Änderungen erhalten alle Beteiligten eine Benachrichtigung. Am Veranstaltungstag ist das Kassensystem ebenfalls mit Recras verknüpft. Werden zusätzliche Getränke gebucht, wird dies erfasst, und wir können am nächsten Tag mit einem einzigen Knopfdruck die Rechnung versenden – mit allem, was vorher besprochen wurde und was am Tag selbst noch hinzugekommen ist.“
Empfehlung
„Es ist einfach ein sehr angenehmes System. Neben der Zeitersparnis ist es auch praktisch, dass Recras mit vielen anderen Systemen kompatibel ist. Mittlerweile haben wir es zum Beispiel mit Exact, unserem Buchhaltungssystem, verbunden. Wir erhalten automatisch eine Benachrichtigung, ob eine Rechnung bezahlt wurde oder nicht, und mit nur einem Klick können wir Zahlungserinnerungen versenden. Das ist einer der Gründe, warum ich Recras bereits mehreren anderen Unternehmern empfohlen habe.“
Online in 5 Schritten
- Produkte und Pakete eingeben
- Startzeiten und Material hinzufügen
- Verknüpfung mit unserem Zahlungsanbieter Mollie
- Erstellen Sie einen Workflow, um Buchungen zu verfolgen
- Binden Sie das Buchungsprozess auf Ihrer Website ein
Weitere Erfolgsgeschichten
Seit zehn Jahren nutzt WSC Vlietland Recras. Auch dank des Buchungssystems ist das Unternehmen stark gewachsen.
Ohne Recras wäre die Verwaltung von Strand Sneek ein einziges Chaos gewesen.