‘Recras is goed koppelbaar met andere systemen’

Samenwerking met restaurants

‘We hebben nu zes escaperooms op locatie en vier ‘buiten-escapes.’ Maar je kunt niet alleen bij The Great Escape terecht om jezelf op te laten sluiten in een geheimzinnige kamer. ‘We werken samen met lokale restaurants en cateraars. Mensen kunnen bijvoorbeeld bij ons een escape room boeken en daarna een lekker hapje eten in de stad. ‘Of ze kunnen bij ons een buffet op locatie laten bezorgen door een cateraar waar we mee samenwerken.’

Handmatig in Word

‘Tot twee jaar geleden maakten we onze offertes in Word, waar we vervolgens handmatig het programma in moesten zetten. Dat stuurden we naar de klant en naar het restaurant, we moesten in de gaten houden of alle partijen akkoord waren, we moesten handmatig wijzigingen verwerken en tijdsloten boeken… Erg efficiënt was het niet. We wilden onze processen graag beter inrichten.’

Goed contact

Toen Johan enkele collega’s in de branche vroeg naar hun aanbevelingen voor reserveringssystemen, kwam Recras als winnaar uit de bus. De keuze was dan ook snel gemaakt. ‘Vanaf dag één was het contact goed. We vinden het erg fijn dat het een Nederlandse partij is en dat we gewoon in het Nederlands te woord worden gestaan. Kleine dingen worden direct opgepakt, en als iets wat langer duurt, wordt het direct op de planning gezet.’ Een voorbeeld is de aansluiting van het kassasysteem met Recras. Dat was een nieuwe koppeling. Dan zijn kinderziektes onvermijdelijk. Maar doordat we alles goed konden afstemmen, werkte het snel naar behoren.

Efficiënte communicatie

Het grootste voordeel van Recras vindt Johan de efficiëntie. ‘We merken dat we veel tijd besparen met het maken van opties, offertes en de facturatie. Niet alleen de communicatie met onze klanten verloopt soepeler; ook met de restaurants en cateraars gaat het beter.’

Een druk op de knop

‘Als we een aanvraag krijgen via de mail of telefoon, maken we een optie aan en dan worden gelijk de tijdsloten gereserveerd in de planning. De gast krijgt een bevestiging van het programma inclusief de kosten, en het restaurant is ook meteen op de hoogte. Als er wijzigingen zijn, krijgen alle betrokken partijen een melding. Op de dag zelf is ook het kassasysteem gekoppeld aan Recras. Als er extra drankjes worden aangeslagen, wordt dit bijgehouden en kunnen we de volgende dag met één druk op de knop de factuur verzenden met alles wat van tevoren besproken is én wat er op de dag zelf is bijgekomen.’

Aanrader

‘Het is gewoon een heel fijn systeem. Naast de tijdwinst is het fijn dat Recras koppelbaar is met veel andere systemen. We hebben het tegenwoordig bijvoorbeeld ook gekoppeld met Exact, ons boekhoudsysteem. We krijgen automatisch een update wanneer een factuur wel of niet is betaald, en met een simpele handeling kunnen we herinneringen sturen. Dat is een van de redenen waarom ik Recras al aan meerdere mede-ondernemers heb aanbevolen!’