‚Recras ist komplex aber so einfach wie möglich‘

Grundlegende Dinge

Als Daniel ins Unternehmen kam, war Recras kurz zuvor eingeführt worden. „Ich glaube, davor wurden die Angebote in Word erstellt, was natürlich sehr fehleranfällig war. Das war einfach sehr ineffizient. In diesen frühen Tagen haben wir nur die grundlegenden Dinge aus Recras verwendet.“

Fortschritt

„Das Tolle an diesem Programm ist, dass man unglaublich viel damit machen kann. Es ist für Mitarbeitende und Kund*innen gleichermaßen einfach“, schwärmt er. „Nachdem wir mit diesen grundlegenden Dingen begonnen hatten, haben wir Recras Schritt für Schritt vollständig genutzt. Wir haben schöne Angebote gemacht, auch wenn wir sie erst selbst erstellen mussten. Die Kontaktmomente konnten ebenfalls automatisch eingesetzt werden. Als die Möglichkeit, ein Angebot online zu unterschreiben, mitten in unserer Hochsaison verfügbar wurde, brauchte es eine Nacht Arbeit, aber dann konnten wir es sofort nutzen. Von da an mussten die Kund*innen das Angebot nicht mehr erst ausdrucken, unterschreiben und an uns zurückschicken, sondern alles war per Knopfdruck erledigt. Ein großer Schritt nach vorn.“

Erfinderisch

„Heutzutage machen wir so gut wie alles damit“, fährt Daniel fort. „Angefangen bei den Angeboten, die wir den Kund*innen unterbreiten, über die Kommunikation bis hin zu allen Programmveranstaltungen und Aktivitäten. Alle unsere Mitarbeitenden vor Ort nutzen es: von den Mitarbeitenden in der Gastronomie bis hin zu den Eventmanager*innen. Jeder schaut ins System, um zu sehen, was die Kund*innen an diesem Tag brauchen. Wir nutzen es sehr einfallsreich. Alles ist darum herum aufgebaut.“

Spontane Sitzung

„Man muss irgendwie lernen, wie man mit Recras umgeht, um das Beste daraus zu machen“, sagt Daniel. „Wir sind Mitglied in einem großen Handelsverband und haben dort darüber diskutiert, wie andere Recras einsetzen. Was und wie viel machen sie damit? Schließlich nutzt kaum jemand 100 % der Möglichkeiten. Daraufhin haben wir spontan eine Veranstaltung organisiert, um zu zeigen, was wir alles damit machen. Die Reaktionen waren positiv. Selbst Wochen danach wurden wir noch gefragt, wie wir bestimmte Dinge gehandhabt haben.“

Bodenständig

„Erst im Nachhinein erfuhr Martijn von Recras von unserer spontanen Aktion. Er wäre eigentlich auch gerne dabei gewesen, aber daran habe ich damals nicht gedacht. Das Recras-Team besteht aus unglaublich netten, bodenständigen Menschen. Was mir sehr gut gefällt, ist, dass sie ihren Mitarbeitern alles so einfach wie möglich machen wollen. An ihrem Standort gehen zum Beispiel Licht und Heizung automatisch eine Stunde vor Ankunft einesr Kund*in an.“

Andere Prioritäten

„UP Events hat natürlich ganz andere Prioritäten als andere Unternehmen. Für uns ist es zum Beispiel wichtig, dass ein*e Kund*in Diätwünsche weitergeben oder eine Buchung ändern kann. Wir haben auch selbst eine Verbindung zu unserem Kassensystem hergestellt. Recras kann vieles für uns anpassen, aber wenn es um große Projekte geht, dann nehmen wir uns die Zeit dafür. Für uns sind manchmal andere Dinge wichtig als für andere, und dann lassen wir das selber anpassen und anbauen. Denn auch das kann mit Recras gemacht werden.“

Vollständiges System

Daniel: „Ich habe mehrere Anbieter anderer Verwaltungssoftware auf Messen gesehen, und ich wurde auch gelegentlich darauf angesprochen. Aber bisher habe ich noch keinen Anbieter gesehen, der das komplette System bietet. Es fehlen für uns immer wesentliche Komponenten. Also nein, ich sehe keinen Grund zu wechseln. Der Grundgedanke von Recras, alles so einfach wie möglich zu machen (oder eigentlich: so ‚effizient‘ wie möglich, aber das halte ich für ein böses Wort) ist auch unsere Philosophie, der die Software entsprechen soll. Sie ist komplex aber so einfach wie möglich. Das ist alles, was man braucht.“