Die Erfolgsgeschichte von Fries & Fruitig

‚Mit Recras bleibt alles übersichtlich, selbst wenn du mehrere Standorte hast‘

Im Herzen der niederländischen Provinz Friesland, rund um die Friesischen Seen, befindet sich das Unternehmen Fries & Fruitig. Sie bieten stimmungsvolle Gruppenunterkünfte mit vollständigen Arrangements voller Aktivitäten. Von Segellagern und Familienwochenenden bis hin zu Betriebsausflügen und Hochzeiten – alles wird bis ins Detail organisiert. Durch die besondere Kombination aus Unterkunft und Erlebnis wird jeder Aufenthalt bei Fries & Fruitig zu einem rundum betreuten Abenteuer. Zu Wort kommt Greetje Dekker, die das Unternehmen Anfang 2024 gemeinsam mit ihrem Mann übernommen hat. Recras wurde bereits zuvor genutzt, und sie haben damit weitergearbeitet.

Mit einem bestehenden System arbeiten

„Ich hatte Recras ziemlich schnell im Griff, es ist nicht besonders schwierig“, erzählt Greetje. „Weil ich auch direkt die Personaleinsatzplanung übernommen habe, bin ich da sofort eingestiegen. Inzwischen gab es einige Updates, die das Planen viel einfacher machen. Man sieht jetzt sofort, ob an einem bestimmten Tag noch niemand eingeteilt ist. Am Anfang war das ziemlich herausforderend, aber inzwischen erkenne ich auf einen Blick, ob alles stimmt. Man muss es einfach kurz erleben, dann wird es schnell leicht.“

Mehrere Standorte, ein klares Gesamtbild

„Wir haben mehrere Standorte und auch das bleibt in Recras sehr übersichtlich“, erklärt Greetje weiter. „Im Kalender sehen wir genau, was an jedem Standort passiert. Alles bleibt in einer einzigen Übersicht klar dargestellt, obwohl wir mehrere Standorte haben, und das ist wirklich angenehm.“

Unser Prozess

„Alle Buchungen laufen über unsere eigene Website“, erklärt Greetje. „Dort kann ein Kunde eine Angebotsanfrage stellen. Wir bekommen dann eine E-Mail, dass eine neue Anfrage eingegangen ist. Wir tragen den Namen in Recras ein und alle Kontaktdaten, die der Kunde ausgefüllt hat, sind bereits vorhanden, sodass wir nichts mehr manuell hinzufügen müssen. In Recras haben wir all unsere Arrangements hinterlegt, zum Beispiel ein Wochenende in Nijhuizum, und fügen dann die Wünsche hinzu, wie eine Aktivität oder Catering. Danach prüfen wir die Preise und schicken die Option, die drei Tage gültig ist.“

Von Angebot bis Umsetzung

„Wenn wir ein Gespräch mit dem Kunden hatten, tragen wir das sofort in den Kontaktmomenten ein. Das ist ein großer Vorteil, weil jeder nachlesen kann, was besprochen wurde. Sobald das Angebot bestätigt ist, plane ich das Personal direkt ein. Auch unsere Lieferanten sind mit Recras verbunden. Sie erhalten eine E-Mail mit der Uhrzeit, zu der sie erwartet werden. Das finde ich wirklich praktisch, denn so muss ich niemandem hinterherlaufen. Wenn ich darüber nachdenke, ist es ein wirklich tolles System. Ein echter Erfolg.“

Wir hängen den Ablauf an die Wand

„Den Ablauf drucken wir immer aus und schicken ihn an den Kunden“, erzählt Greetje weiter. „Und wenn der Kunde vor Ort ist, hängen wir den Ablauf auch an die Wand. So weiß jeder genau, was zu tun ist und welche Besonderheiten es gibt. Danach folgt die Rechnungsstellung. In Recras sehe ich sofort, was bereits abgerechnet wurde und was noch offen ist. Für den restlichen Betrag erstelle ich eine Schlussrechnung. Alle Rechnungen, die ich verschicke, landen automatisch in unserem Buchhaltungsprogramm. Es ist sehr vollständig.“

Eingerichtet von den Vorgängern

„Es hat ungefähr ein Jahr gedauert, bis ich wirklich zufrieden damit war“, gibt Greetje zu. „Vor allem, weil ich das System nicht selbst eingerichtet habe. Manchmal habe ich noch Fragen dazu, wo ich etwas finden kann. Dann rufe ich den Support an und bekomme immer Hilfe. Das ist wirklich praktisch.“

Recras automatisiert viel

„Was ich Unternehmen sagen würde, die noch zögern, mit Recras zu arbeiten, ist, dass Recras unglaublich viel automatisiert und dadurch viel Zeit spart“, sagt Greetje überzeugt. „Unsere Arrangements sind alle vorbereitet, also ist ein Angebot ganz schnell verschickt. Manchmal mache ich eine individuelle Anfrage, zum Beispiel für ein Schullager, dann schreibe ich etwas in Word und bin damit einen halben Tag beschäftigt. Wenn das Arrangement aber in Recras angelegt ist, bin ich sofort fertig. Außerdem bekomme ich Erinnerungen, wenn ich eine Rechnung schicken muss, und sehe mit den Folgeaktionen genau, was ansteht. Es ist einfach sehr vollständig. ‚Vollständig‘ ist wirklich das richtige Wort.“

Immer in Entwicklung

„Die Jungs von Recras arbeiten im Hintergrund ständig daran, neue Funktionen hinzuzufügen, das gefällt mir“, schließt Greetje ihre Erzählung. „Sie erneuern das System laufend. Wir nutzen noch nicht einmal alles, was in Recras möglich ist. Ich weiß zum Beispiel, dass man im Buchungsprozess die Kapazität anzeigen kann, aber das ist für uns gar nicht relevant.“