Die Erfolgsgeschichte von Gulpener BrouwLokaal
„Ich wollte Recras unbedingt mitnehmen; heute ist es die Basis all unserer Aktivitäten.“
Gelegen in der wunderschönen südlimburgischen Hügellandschaft bietet das Gulpener BrouwLokaal Raum für jeden Anlass. Besucher kommen hierher, um den Geschmack und das Erlebnis der Biermarke hautnah zu erfahren, sei es bei einer Bierverkostung, einer Führung oder einem geschäftlichen Meeting. Damit all diese unterschiedlichen Aktivitäten reibungslos ablaufen, arbeitet das BrouwLokaal bereits seit 2018 mit Recras. Marianne und Isabelle verwalten das System gemeinsam. Während Isabelle für die gesamte Kommunikation mit den Besuchern und die Website zuständig ist, sorgt Marianne im Hintergrund dafür, dass alle Prozesse optimal eingerichtet sind.
Lokal in Limburg, Software aus Groningen
Gulpener ist ein echtes Familienunternehmen mit einem glasklaren Kurs: ungefiltert echt. Sie gehen ihren eigenen Weg mit einem klaren Fokus: Alles kommt so weit wie möglich aus der Region. Vom Wasser aus eigenen Quellen bis hin zu Gerste und Hopfen von Landwirten aus der Umgebung, die Kraft der limburgischen Landschaft bildet die Basis für jedes Glas Bier. Eigentlich kommt bei Gulpener nichts über die Schwelle, was nicht aus der Region stammt, doch für die Software von Recras machten sie eine seltene Ausnahme. „Ich habe schon in meinem vorherigen Job mit Recras gearbeitet. Als ich anfing, hier zu arbeiten, sagte ich: Das ist okay, aber dann will ich Recras unbedingt mitnehmen“, erzählt Marianne begeistert. „Auf diese Weise sind wir mit Recras gestartet, und wir sind von Anfang an sehr zufrieden damit.“
Mehr als nur ein Ticketkauf
Von den täglichen Aktivitäten bis hin zu großen Events: Alles läuft über Recras. Sogar der Empfang aller Gastronomie-Partner, die alle zwei Jahre zu Besuch kommen, wird im System erfasst. Das gilt auch für die Mikrobrauerei, in der Besucher ihr eigenes Bier brauen. „Das Schöne an Recras ist, dass es so vielseitig ist; es ist viel mehr als nur der Verkauf von Eintrittskarten. Bei einer Führung kann zum Beispiel direkt ein Tisch in unserem Eetcafé oder Biergarten reserviert werden. Wir nutzen das System für so viele verschiedene Anwendungen in unserem Betrieb.“
Flexibilität ist entscheidend
Im BrouwLokaal bildet Recras das Fundament für das Tagesgeschäft, von den Online-Buchungen bis hin zur kompletten Verwaltung. Man setzt bewusst auf einen persönlichen Ansatz mit viel Individualisierung. Da verschiedene Aktivitäten oft in denselben Räumen stattfinden, ist Flexibilität in der Planung unerlässlich. Ein großer Wunsch für die Zukunft ist es, auch die Personalplanung vollständig in Recras zu integrieren. „Unser Betrieb ist in dieser Hinsicht ziemlich komplex, mit festen Schichten, bei denen viel hin- und hergeschoben wird. Das braucht Zeit, um es richtig einzurichten“, wird nüchtern festgestellt. „Aber wenn das erst einmal geschafft ist, hat man wirklich alles in einem System, und das ist einfach die beste Lösung.“
Stetige Weiterentwicklung
Gulpener erlebt, wie sich das System kontinuierlich mit der Praxis weiterentwickelt. „Funktionen, bei denen wir angemerkt haben: ‚Das wäre schön‘, sind über die Jahre einfach hinzugekommen“, berichtet man aus dem BrouwLokaal. Abläufe, die früher zeitaufwendig waren, wie das Ändern einer Rechnungsreferenz oder das Verschieben von Buchungen, sind heute mit wenigen Klicks erledigt. Auch die Möglichkeit, Rückerstattungen direkt über das System abzuwickeln, sorgt für einen deutlichen Effizienzschub. „Das Thema Rückerstattungen ist für uns ein großer Gewinn“, sagt Isabelle. „Jetzt kann ich das sofort selbst erledigen, während ich früher eine Notiz für Marianne hinterlassen musste. Das entlastet uns bei der täglichen Arbeit enorm.“ Auch kleine Anpassungen haben eine große Wirkung: „Man kann jetzt für jeden Tag eine Notiz oben fixieren, zum Beispiel: ‚Denkt daran, heute kommt der Klempner‘. So sieht es jeder sofort und die Kommunikation geht nicht in einer Messenger-Gruppe verloren.“
Recras macht die Arbeit leichter
Obwohl oft die Zeit fehlt, um jede Neuerung sofort umzusetzen, zeigt die Erfahrung im BrouwLokaal, dass es die Investition immer wert ist. „Oft kommt dieser Newsletter und ich denke: ‚Oh, das möchte ich ausprobieren‘, aber dann fehlt einem im Alltag einfach die Zeit. Man muss sich aber dazu aufraffen, denn es macht die Arbeit so viel leichter“, erklärt man begeistert. Gerade weil bei Gulpener vieles individuell gestaltet wird, sorgt das System für das nötige Tempo und den nötigen Überblick. „Man schafft an einem Tag deutlich mehr Arbeit und die Absprache mit den Kollegen darüber, was genau mit dem Besucher vereinbart wurde, fällt viel leichter. Es geht schnell, sieht professionell aus und man ist viel effizienter.“
Einzigartiges Gästeerlebnis
Die Stärke des Systems liegt in der intelligenten Verknüpfung verschiedener Aktivitäten. Obwohl das Bierbrauen in der Mikrobrauerei ein völlig anderer Prozess ist als eine Standardreservierung, sorgt Recras dafür, dass alles nahtlos ineinandergreift. „Das Schöne ist, dass all diese Bereiche miteinander verzahnt sind. Wer zum Brauen kommt, hat beispielsweise auch einen Tisch reserviert; dieser Platz wird dann sofort ordnungsgemäß geblockt“, zeigt man sich zufrieden. Trotz dieser Überschneidungen hinter den Kulissen bleibt das Erlebnis für den Gast individuell. „Die Gäste erhalten eigene automatisierte E-Mails und ein ganz anderes Angebot als bei einer Brauereiführung. Diese maßgeschneiderte Lösung für jedes einzelne Element ist für unser Unternehmen von enormer Bedeutung.“ Alles ist in einer zentralen Übersicht erfasst, ohne dass die spezifische Individualisierung verloren geht.
Support, der mitdenkt
Der Kontakt zur Support-Abteilung von Recras ist selten, einfach weil das System so stabil läuft. Aber wenn doch einmal eine Frage aufkommt, folgt schnell eine Lösung. „Ich erhalte immer sofort eine Antwort. Manchmal ist es nur ein Häkchen, das man nicht finden kann, oder man denkt: ‚Das habe ich doch gemacht, warum klappt es jetzt nicht?‘ Man bekommt dann eine sehr geduldige und klare Antwort. Oder sie denken lösungsorientiert mit, wenn man mal nicht weiterkommt“, wird berichtet. „Ja, wir sind superzufrieden!“
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