Die Erfolgsgeschichte von Emsflower

‚Die Einrichtung von Recras war wirklich kein großer Aufwand‘

Nicht weit von der niederländischen Grenze, kurz vor dem Ort De Lutte, liegt die Gärtnerei Emsflower in Deutschland. Ein deutsches Unternehmen, das zwei niederländischen Brüdern gehört. Ihre Schwester José erzählt begeistert vom riesigen Pflanzenproduktionsbetrieb und Gartencenter in Emsbüren – und von der Zeitersparnis, die sie seit dem Umstieg auf die Management-Software von Recras erlebt.

Europas größte Gärtnerei für Topf- und Kübelpflanzen

„Emsflower ist Europas größte Gärtnerei für Topf- und Kübelpflanzen“, sagt José nicht ohne Stolz. „Weil viele Menschen vorbeikamen, um einen Blick hinter die Kulissen zu werfen, ist unser Besucherbereich entstanden. Mit unserem Tropengarten, dem Schmetterlingshaus, dem Schaugewächshaus, dem Spielplatz und dem Restaurant bieten wir unseren Gästen einen schönen Tagesausflug. Am Wochenende und in den Ferien kommen viele Familien mit Kindern, unter der Woche sind es vor allem Reisebusse mit Gruppen, die ein komplettes Programm inklusive Führung und Verpflegung buchen.“

Eigenes System

„Die Bearbeitung von Buchungen und Reservierungen hat früher ziemlich viel Zeit gekostet“, erinnert sich José. „Mein Bruder hatte dafür ein eigenes System entwickelt. Das hat eigentlich ganz gut funktioniert, aber es war sehr umständlich. Auf der Website konnte man ein Formular mit Wünschen für einen Tagesausflug ausfüllen. Dieses Formular kam dann per E-Mail bei uns an und wir mussten alle Kontaktdaten manuell übertragen. Das hat viel Zeit in Anspruch genommen. Ich hatte schon mal nach einem anderen Managementsystem gegoogelt, aber nichts gefunden, das alle Funktionen bot, die ich brauchte.“

Guter Tipp

„Gleich hinter der Grenze sitzt das Unternehmen Actief Twente. Mein Bruder kennt die Firma. Er hat mich darauf hingewiesen, und ich habe dann nachgefragt, welches System sie verwenden. Es stellte sich heraus, dass es Recras war. Ich habe sofort deren Website aufgerufen und mir das Erklärvideo auf der Startseite angesehen. Es war genau das, was ich gesucht habe!“, erzählt sie begeistert.

Einrichtung ging schnell

„Das Einzige, was mich ein wenig abgeschreckt hat, war das, was ich in den Erfolgsgeschichten auf ihrer Website gelesen habe“, lacht José. „Dort hieß es, dass die Einrichtung des Systems sehr viel Zeit in Anspruch nehmen würde. Zum Glück war das bei uns nicht so. Wahrscheinlich, weil wir weniger Aktivitäten anbieten als andere Unternehmen. Der erste Kontakt mit Recras war im Juni, und im August haben wir das System schon genutzt. Ich habe alles alleine gemacht. Ich arbeite nur 20 Stunden pro Woche, aber ich war definitiv nicht die ganze Zeit damit beschäftigt. Die meiste Arbeit bestand darin, die bestehenden Buchungen zu übertragen.“

Zeitersparnis

José freut sich über die Zeitersparnis, die ihr das System bringt. „Wenn Leute jetzt online buchen, können sie ihre Daten selbst eingeben und sehen sofort, wann noch Plätze frei sind. Wird zum Beispiel eine Führung gebucht, erhält der Guide automatisch eine E-Mail-Anfrage, in der er angeben kann, ob er zu dem gewünschten Termin verfügbar ist. Falls nicht, bekommen wir eine Benachrichtigung und wissen, dass wir jemand anderen fragen müssen. Unsere Guides – alle selbstständig – können übrigens ihre Verfügbarkeit selbst einstellen. So bekommen sie keine unnötigen Anfragen, wenn sie nicht verfügbar sind. Das funktioniert für sie und auch für uns richtig gut.“

Reservierungen, Ticketverkauf und Gutscheine

„Seit Dezember läuft übrigens auch der Ticketverkauf über Recras“, erinnert sich José. „Früher haben wir dafür ein anderes System verwendet. Jetzt ist es nicht nur günstiger, sondern es ist auch einfach schön, dass seitdem alles über ein einziges System läuft. Danach haben wir auch angefangen, Gutscheine über unsere Website zu verkaufen, und Besucher können jetzt Jahreskarten online beantragen. Das spart wirklich viel Zeit. Früher mussten wir alles von Hand übernehmen. Jetzt wird es automatisch übernommen. Wenn ein Kunde zum Beispiel genau angibt, dass er zuerst eine Führung möchte, danach Kaffee mit Kuchen und anschließend noch etwas Zeit zum Umsehen, dann ist es für uns nur ein Klick. Dadurch wird automatisch eine Bestätigung mit allen Details an den Kunden geschickt – und fertig. Das könnte sogar komplett automatisch ablaufen, aber ich persönlich finde es gut, vorher noch einmal kurz zu prüfen. Deshalb habe ich es so eingestellt. Aber wirklich, ich habe kaum Arbeit damit.“

Recras in Deutschland

Recras wurde ursprünglich für Freizeitunternehmen in den Niederlanden entwickelt, lässt sich inzwischen aber auch in Deutschland problemlos nutzen. José: „Ich hatte keinerlei Probleme mit der Nutzung in deutscher Sprache. Auch nicht in Bezug auf deutsche Vorschriften im Zusammenhang mit der niederländischen Software. Seit Kurzem bietet die Management-Software einen DATEV-Export an, sodass unsere Buchhaltung keinen zusätzlichen Aufwand hat. Die Bezahlung über Mollie funktioniert einwandfrei. In Deutschland ist Mollie vielleicht etwas weniger bekannt – viele Gäste zahlen hier noch vor Ort oder auf Rechnung – aber die Online-Tickets werden ganz normal per iDEAL, PayPal oder Kreditkarte bezahlt.“

Angenehme Zusammenarbeit

Auch wenn der größte Konkurrent von Recras in Deutschland deutlich höhere Preise verlangt, war das für Emsflower nicht der Grund, sich für das Unternehmen aus Groningen zu entscheiden. „Nein, ich fand es einfach schwierig, etwas Passendes zu finden. Und als uns dieses System von Actief Twente empfohlen wurde, haben wir gar nicht weitergesucht. Ich finde nicht nur die Management-Software sehr gut, sondern auch die Zusammenarbeit ist angenehm. Das Team ist immer gut erreichbar. Ich habe regelmäßig kleine Fragen oder Anregungen, um das Arbeiten mit dem System noch weiter zu optimieren. Wenn ich eine E-Mail schicke, bekomme ich oft schon innerhalb von 30 Minuten eine Antwort. Das geht wirklich schnell. Und sie denken immer mit, wenn es um Lösungen geht.“

Auch für kleinere Betriebe

„Auch das Preismodell von Recras finde ich sehr angenehm“, schließt José ihre Erzählung ab. „Sie nehmen einen bestimmten Prozentsatz unseres Umsatzes. Das finde ich sehr fair und transparent – und es macht die Nutzung für kleinere Unternehmen deutlich günstiger. Und für kleinere Freizeitbetriebe ist die Einrichtung wirklich kein großer Zeitaufwand. Ich würde es auf jeden Fall weiterempfehlen.“