Die Erfolgsgeschichte von Wato Events
‚Sogar Blokart-Fahrten lassen sich jetzt gut planen‘
Wato Events ist die richtige Adresse für spannende Strand-, Wasser- und Indoor-Aktivitäten. Seit einigen Jahren betreibt das Unternehmen auch einen eigenen Beachclub, der einen aktiven Ausflugstag perfekt abrundet. Hinter den Kulissen ist dafür jedoch einiges an Organisation nötig. Bartjan van den Beukel berichtet, wie sie das heute bei Wato Events angehen.
Aktivitäten am Strand
„Wato Events startete 2011 mit unserer Erfolgsaktivität Blokartfahren, auch Strandsegeln genannt“, erinnert sich Bartjan. „Im Laufe der Jahre kamen immer mehr weitere Aktivitäten dazu, die wir in Zusammenarbeit mit anderen Beachclubs organisierten. Inzwischen bieten wir rund zwanzig verschiedene Aktivitäten am Strand an und beschäftigen etwa fünfzig Mitarbeitende. Supercool!“, sagt er begeistert.
Alles manuell
„Die Reservierungen für unsere Aktivitäten und Ausflüge haben wir anfangs komplett über Gmail und unseren Google-Kalender abgewickelt. Alles musste manuell eingetragen werden. Das hat zwar funktioniert, aber je mehr wir unser Angebot erweitert haben, desto mehr Zeit hat es gekostet. Deshalb war es Zeit für eine gute Managementsoftware. Recras war da schon bei uns im Blick, aber wir stießen auf ein Problem: Lässt sich das überhaupt an unsere meistgebuchte Aktivität anpassen – das Blokartfahren?“
Blokartfahren war der Knackpunkt
„Zum Strandsegeln braucht man Ebbe. Das bedeutet, dass man es nur in einem Zeitfenster von vier bis sechs Stunden pro Tag einplanen kann – und dieses Zeitfenster verschiebt sich täglich um etwa eine Stunde. In der einen Woche kann man also nur morgens fahren, in der nächsten nur nachmittags. Das war jedes Mal der Knackpunkt. Diese Aktivität war schwer buchbar und immer wieder der Grund, warum wir uns zunächst gegen ein System wie Recras entschieden haben.“
Viel Zeit gespart
„Weil ich das System trotzdem sehr überzeugend fand, haben wir uns im letzten Jahr noch einmal zusammengesetzt. Es stellte sich heraus, dass die wechselnden Gezeiten nicht standardmäßig im System abgebildet werden konnten, aber man konnte sie manuell eintragen. Das habe ich dann gemacht. Ich habe bei Rijkswaterstaat die Gezeiten für das ganze Jahr angefordert und sie alle manuell eingepflegt. Ja, das hat mich einen Tag Arbeit gekostet – aber das spart mir im kommenden Jahr eine Menge Zeit, weil ich den Kunden, die eine Buchung machen, keine separate E-Mail mehr schicken muss. Das übernimmt jetzt Recras. Früher habe ich dafür pro Buchung locker zehn bis fünfzehn Minuten gebraucht.“
Zusätzliche Arbeitskraft
„Was wirklich gut funktioniert, sind die automatischen Standardmails, die das System verschickt. Man gibt seine gesamte Betriebsstruktur und eigenen Arrangements ein, und dann wird alles automatisch abgewickelt. Auch das war natürlich zunächst viel Arbeit und hat Zeit gekostet, aber wenn es einmal gut eingerichtet ist, nimmt es einem enorm viel Arbeit ab. Ich sehe Recras wie ein zusätzliches Teammitglied – wie eine Sekretärin, die mich auf dem Laufenden hält, automatisch Mails und Erinnerungen versendet und mir zeigt, ob noch eine Zahlung offen ist. Es sorgt dafür, dass ich den Überblick behalte und wir bei unseren Auftraggebern präsent bleiben. Und das ist extrem wichtig – sonst wenden sie sich an ein anderes Eventunternehmen und wir verlieren den Auftrag.“
Gesamte Übersicht
„Sobald man Recras öffnet, hat man direkt eine komplette Übersicht. Man sieht sofort, welche Aufgaben noch offen sind, und ist nur einen Klick von überfälligen Angeboten und Rechnungen entfernt. Früher haben wir mit Gmail gearbeitet und mit vielen verschiedenen Programmen – bei Recras ist alles in einem System. Das ist einfach und dadurch auch noch richtig schnell.“
Professioneller Auftritt
„Recras ist zwar ein Programm, in das man anfangs viel Zeit investieren muss, um es komplett an die eigenen Bedürfnisse anzupassen, aber diese Investition zahlt sich doppelt und dreifach in Zeitersparnis und Komfort aus. Außerdem tritt man gegenüber Auftraggebern deutlich professioneller auf. Wenn man ein schönes PDF mit dem eigenen Logo, Design und Fotos erstellt und ein passendes Programm präsentiert, sehen die Angebote professionell aus. Das vermittelt einen viel besseren Eindruck vom eigenen Unternehmen.“
Empfehlung
„Ja, ich würde Recras definitiv weiterempfehlen“, schließt Bartjan seine Geschichte ab. „Absolut. Für ein kleines Unternehmen mag es vielleicht eine größere Investition sein, aber wenn dein Betrieb wächst, ist es ein System, das mit deinem Unternehmen mitwächst. Es ist wie ein zusätzliches Teammitglied, das für Übersicht sorgt.“
Online in 5 Schritten
- Produkte und Pakete eingeben
- Startzeiten und Material hinzufügen
- Verknüpfung mit unserem Zahlungsanbieter Mollie
- Erstellen Sie einen Workflow, um Buchungen zu verfolgen
- Binden Sie den Buchungsprozess auf Ihrer Website ein
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