Het succesverhaal van Fries & Fruitig

‘Met Recras blijft alles overzichtelijk, zelfs met meerdere locaties’

In het hart van Friesland, aan en rondom de Friese meren, zit het bedrijf Fries & Fruitig. Zij bieden sfeervolle groepsaccommodaties met complete arrangementen vol activiteiten. Van zeilkampen en familieweekenden tot bedrijfsuitjes en bruiloften, alles wordt tot in detail geregeld. Dankzij de unieke combinatie van verblijf en beleving is elk uitje bij Fries & Fruitig een compleet verzorgd avontuur. Aan het woord is Greetje Dekker die samen met haar man begin 2024 het bedrijf heeft overgenomen. Er werd toen al gewerkt met Recras, en daar zijn ze mee verder gegaan.

Werken met een bestaand systeem

“Ik had Recras vrij snel onder de knie, het is niet heel moeilijk,” vertelt Greetje. “Omdat ik ook direct de personeelsplanning ging doen, ben ik daar meteen ingedoken. Inmiddels zijn er wat updates geweest waardoor het plannen nu veel makkelijker gaat. Je ziet nu direct of er op een dag nog niemand is ingepland. In het begin was dit vrij lastig, maar nu zie ik in één oogopslag of alles klopt. Je moet het even ervaren, en dan is het vrij makkelijk.”

Meerdere locaties, één overzicht

“Wij hebben meerdere locaties en ook dat is erg overzichtelijk binnen Recras,” vervolgt Greetje. “In de agenda zien we precies wat er op elke locatie gebeurt. Het blijft overzichtelijk in één groot overzicht, terwijl we meerdere locaties hebben, en dat is heel fijn.”

Ons proces

“Alle boekingen gaan via onze eigen website,” legt Greetje uit. “Een klant kan hier een offerteaanvraag doen. Wij ontvangen dan een mailtje dat er een nieuwe aanvraag binnen is gekomen. We zetten dan de naam in Recras neer en alle contactgegevens die de klant heeft ingevuld staan er al in, dus we hoeven niets meer handmatig toe te voegen. In Recras hebben wij alle arrangementen staan, bijvoorbeeld een weekend Nijhuizum, en voegen de wensen toe zoals een activiteit of catering. We controleren dan de prijzen en versturen de optie, die drie dagen geldig is.”

Van offerte tot uitvoering

“Als er een gesprek is geweest met de klant, zetten we dat meteen in de contactmomenten. Dat is een groot voordeel, want zo kan iedereen teruglezen wat er besproken is. Zodra de offerte akkoord is, plan ik direct het personeel direct in. Ook onze leveranciers zijn gekoppeld aan Recras. Zij ontvangen een mailtje met het tijdstip waarop ze verwacht worden, dat vind ik echt handig want dan hoef ik zelf niet ergens achteraan. Het is een heel mooi systeem als ik er zo over nadenk. Echt een succes.”

Wij hangen het programma aan de muur

“Het programma printen we altijd uit en sturen we naar de klant,” vertelt Greetje verder. “En als de klant op locatie is, hangen we het programma ook aan de muur. Zo weet iedereen precies wat er moet gebeuren en wat de bijzonderheden zijn. Daarna volgt de facturatie. In Recras zie ik meteen wat er al is gefactureerd en wat nog openstaat. Van wat er nog over is maak ik een restfactuur. Alle facturen die ik verstuur komen automatisch in ons boekhoudprogramma terecht. Het is heel compleet.”

Ingericht door de voorgangers

“Het heeft wel een jaar geduurd voordat ik er helemaal content mee was,” geeft Greetje toe. “Dat komt vooral omdat ik het systeem niet zelf heb ingericht. Af en toe heb ik nog vragen over waar ik iets kan vinden. Dan bel ik de supportafdeling en word ik altijd geholpen. Dat is heel handig.”

Recras automatiseert veel

“Wat ik zou zeggen tegen bedrijven die twijfelen om met Recras te werken, is dat Recras ontzettend veel automatiseert, en dat scheelt veel tijd,” zegt Greetje overtuigd. “Onze arrangementen staan allemaal klaar, dus een offerte is zó verstuurd. Heel soms maak ik maatwerk, bijvoorbeeld voor een schoolkamp, dan typ ik nog iets uit in Word, en daar ben ik dan een halve dag mee bezig. Als het arrangement in Recras staat, ben ik zo klaar. Daarnaast krijg ik herinneringen wanneer ik een factuur moet versturen, en zie ik met de vervolgacties wat er op de planning staat. Het is gewoon heel compleet. Dat is echt het juiste woord: compleet.”

Altijd in ontwikkeling

“De jongens van Recras zijn op de achtergrond altijd bezig om nieuwe dingen toe te voegen, dat vind ik leuk”, eindigt Greetje haar verhaal. “Ze zijn altijd aan het vernieuwen. We maken nog niet eens gebruik van alles wat mogelijk is in Recras. Zo weet ik dat je in het boekproces de capaciteit kunt tonen, maar dat is voor ons helemaal niet van toepassing.