‚Unser Betrieb wurde mit Recras zuverlässiger‘.

Vermietungsfirma

Actief Twente ist ein Vermieter von Fahrrädern, Motorrollern, Elektrofahrzeugen und Kanus. „Im Grunde alles mit Rädern. Mit diesen bieten wir dann alle Arten von Aktivprogrammen an“, erklärt Robert-Jan. „Auch Programme, die nichts mit Fahrzeugen zu tun haben. Tatsächlich kaufen wir viele dieser Aktivitäten von anderen Anbieter*innen und kombinieren sie dann mit unseren Fahrzeugen.“

 

Gigantisch aufwändig

„Früher haben wir den Google-Kalender benutzt. Darin gab es aber keine Fahrzeugverwaltung, sodass wir auswendig zusammenzählen mussten, wie viele Fahrzeuge wir noch zur Verfügung hatten. Da wir damals viel kleiner waren, hatten wir das einigermaßen im Griff, aber es war natürlich enorm mühsam. Recras selbst war damals noch ein Outdoor-Unternehmen und hatte ein eigenes Programm entwickelt, mit dem es die Buchungen verwaltete.“

 

Ausprobieren

„Wir waren eines der ersten Unternehmen, die die Software ausprobieren durften. Im Grunde war es ein Programm für Freizeitveranstalter*innen. Wir sind aber ein Fahrzeugvermieter. Das machte uns ein bisschen zu einem Sonderfall. Trotzdem konnten wir ganz gut damit arbeiten. Durch die Kombination von Ressourcenverwaltung und Planung war es von Anfang an viel besser als der Google-Kalender.“

 

Viel Einrichtungsarbeit

„Aber von Anfang an war es eine Menge Aufbauarbeit. Bei bestimmten Dingen sind wir hängen geblieben. Wenn wir zum Beispiel Roller für eine zweistündige Tour verleihen, brauchen wir eine bestimmte Auslaufzeit, denn eine solche Gruppe ist nie innerhalb von zwei Stunden zurück. Das Programm gibt die Fahrzeuge aber sofort am Ende der Buchung frei. Hierfür haben wir gemeinsam mit Recras eine eigene Lösung gefunden.“

 

Multifunktional

„Als Actief Twente vor etwa 15 Jahren gegründet wurde, war es fast das einzige Unternehmen in der Region, das Fahrzeuge vermietete. Heutzutage gibt es viel mehr Freizeitunternehmen, die ebenfalls Fahrzeuge vermieten, und Recras kann nun perfekt mit ihnen umgehen. Wir nutzen das Programm hier für die Lagerverwaltung, die Personalplanung, die Planung von Aktivitäten und als interne Kommunikationsplattform“, zählt Robert-Jan auf.

 

Viele Funktionalitäten

„Recras wird in den gesamten Geschäftsprozess integriert. Es gibt übrigens eine ganze Reihe von Funktionen, die wir nicht nutzen, weil es viel Aufwand bedeutet, diese richtig einzurichten. Man muss viel internes Wissen haben, um etwas Neues zu implementieren. Dieses Wissen haben wir zwar im Haus, aber in der Hochsaison haben wir einfach nicht die Zeit dafür. Deshalb machen wir im Winter meist ein Projekt daraus, um eine solche neue Funktionalität in Betrieb zu nehmen. Recras denkt dabei übrigens mit uns mit. Deren Support ist immer erreichbar.“

 

Mehr Anbieter*innen

„Obwohl Recras selbst den Kontakt zu uns gesucht hat, habe ich mich auch nach anderer Verwaltungssoftware umgesehen. In den letzten Jahren sind mehr Anbieter*innen auf den Markt gekommen, und es ist immer gut zu vergleichen. Nicht, weil ich bei Recras etwas vermisse“, beeilt sich Robert-Jan zu sagen. „Aber bei den anderen Anbietern bleibe ich immer hängen, weil man nicht viel selbst einstellen kann. Bei Recras hingegen kann man das. Durch die Software wird der Betrieb zuverlässiger, und die Mitarbeitenden sind immer gut erreichbar. Wenn irgendwo etwas schief läuft, kann man nicht zwei oder drei Tage auf eine Lösung warten. Mit Recras müssen wir das nie. Sie erledigen das gut und schnell. Deshalb würde ich sie auf jeden Fall weiterempfehlen.“