‘Onze bedrijfsvoering werd betrouwbaarder met Recras’

Verhuurbedrijf

Actief Twente is een verhuurbedrijf van fietsen, scooters, elektrische voertuigen en kano’s. ‘Eigenlijk alles met voertuigen. Daarmee verzorgen we dan allerlei actieve programma’s’, legt Robert-Jan uit. ‘Zelfs programma’s die niet-voertuig gerelateerd zijn. Veel van die activiteiten kopen we trouwens in bij andere partijen. En die combineren we dan weer met onze voertuigen.’

Gigantisch bewerkelijk

‘Voorheen gebruikten we Google agenda. Daar zat echter geen voertuigbeheer in, dus dan moesten we uit ons hoofd optellen hoeveel voertuigen we nog beschikbaar hadden. Omdat we toen nog een stuk kleiner waren, hadden we dat redelijk onder controle, maar het was natuurlijk wel gigantisch bewerkelijk. Recras was in die tijd zelf nog een outdoorbedrijf en had zelf een programma ontwikkeld waarmee het de boekingen beheerde.’

Uitproberen

‘Wij waren één van de eerste bedrijven die de software mochten uitproberen. In de basis was het echter een programma voor uitjes-bedrijven. Maar wij zijn natuurlijk een bedrijf dat voertuigen verhuurt. Daarmee waren we een beetje een vreemde eend in de bijt. Toch konden we er best goed mee werken. Door de combinatie voorraadbeheer en planning was het gelijk al een stuk beter dan de Google agenda.’

Veel inrichtwerk

‘Maar van het begin af aan was het wel veel inrichtwerk. We liepen bij bepaalde dingen echter wel vast. Als wij bijvoorbeeld scooters verhuren voor een tocht van twee uur, hebben we wel een bepaalde uitlooptijd nodig, want zo’n groep is nooit binnen twee uur terug. Het programma gooit het materiaal echter wel meteen weer vrij aan het eind van de boeking. Hiervoor hebben wij zelf, samen met Recras, een workaround voor bedacht.’

Multifunctioneel

Toen Actief Twente zo’n vijftien jaar geleden startte, was het in de regio vrijwel het enige bedrijf dat voertuigen verhuurde. ‘Tegenwoordig zijn er veel meer uitjes-bedrijven die ook voertuigen verhuren en Recras kan daar inmiddels prima mee overweg. ‘Wij gebruiken het programma hier voor voorraadbeheer, personeelsplanning, planning van activiteiten en als intern communicatieplatform’, somt Robbert-Jan op.

Veel functionaliteiten

‘Je integreert het in je volledige bedrijfsproces. Er zijn trouwens best wel wat functionaliteiten die we niet gebruiken, want het vergt wel wat van jezelf om dat goed in te richten. Je moet wel veel kennis in huis hebben om iets nieuws te implementeren. En die kennis hebben we in huis, maar in het hoogseizoen is daar gewoon niet echt de tijd voor. Daarom maken we er ’s winters meestal een project van om zo’n nieuwe functionaliteit in gebruik te nemen. Recras denkt daar trouwens in mee. Hun helpdesk is altijd bereikbaar.’

Meer partijen

Alhoewel Recras destijds zelf contact zocht met het rijwiel- en voertuigverhuurbedrijf heeft Robert-Jan ook wel eens rondgekeken naar andere managementsoftware. ‘Er zijn de laatste jaren meer partijen op de markt gekomen, en het is altijd goed om te vergelijken. Niet omdat ik iets mis bij Recras hoor’, haast Robert-Jan zich om te zeggen. ‘Maar bij die andere partijen loop ik altijd vast, omdat je er weinig zelf kunt instellen. En dat kun je bij Recras wel. Je bedrijfsvoering wordt betrouwbaarder door de software, en ze zijn altijd goed bereikbaar. Als er ergens iets fout gaat, kun je nu eenmaal niet twee of drie dagen op een oplossing wachten. Dat hoeft bij Recras ook nooit. Ze pakken het goed en snel op. Ik zou hen dan ook zeker bij anderen aanraden.’