Vereinbarungen zum Buchungssystem bei einer Betriebsübernahme

Übernimmt der neue Eigentümer die Recras-Umgebung oder nicht? So lässt sich Ärger mit laufenden Buchungen und offenen Rechnungen vermeiden.

Checkliste: Was ist zu beachten und welche Vereinbarungen sind zu treffen?

Die allerwichtigste Frage, die es im Vorfeld zu klären gilt, lautet: Ist die Recras-Umgebung im Kauf inbegriffen? Die zu treffenden Vereinbarungen hängen vollständig von der Antwort auf diese Frage ab.

Szenario 1: Der neue Eigentümer übernimmt den Betrieb inklusive der Recras-Umgebung

Das ist in den meisten Fällen der logischste Schritt. Der neue Eigentümer übernimmt damit direkt das gesamte Tagesgeschäft vom bisherigen Eigentümer. Recras enthält nämlich alle historischen und zukünftigen Daten: von Buchungen, Kundenkontakten und Angeboten bis hin zur vollständigen Rechnungsstellung.

  1. Vereinbarungen vor dem Übernahmedatum:

  • Systemzugriff: Ab wann erhält der neue Eigentümer Zugriff auf die Recras-Umgebung? Es ist ratsam, den neuen Eigentümer bereits vor der offiziellen Übergabe im System mitschauen te lassen, um sich mit der Software vertraut zu machen. Hierbei sollte vereinbart werden, in welcher Rolle dies geschieht: zunächst als Mitarbeiter (nur Leserechte) oder direkt als Administrator.

  • Einweisung: Wird vereinbart, dass die bisherigen Eigentümer eine Einführung oder Übergabe dazu geben, wie sie konkret mit Recras arbeiten?

  1. Zukünftige Buchungen und finanzielle Verrechnung:

  • Bereits bezahlte Buchungen: Es stehen unzweifelhaft Buchungen in der Zukunft an. Wurden diese bereits (teilweise) abgerechnet oder bezahlt? Es zijn klare Vereinbarungen über die Verrechnung von Geldern für Buchungen zu treffen, die nach der Übergabe stattfinden, aber bereits an den bisherigen Eigentümer gezahlt wurden. (Tipp: In Recras unter Menü > Buchungsübersicht wechseln und naar allen Buchungen ab dem Übernahmedatum filtern).

  • Offene Rechnungen vor dem Übernahmedatum: Es wird ook weiterhin offene Rechnungen für Buchungen geben, die vor dem Übernahmedatum liegen. Im Prinzip muss der Kunde diese an den bisherigen Eigentümer zahlen (da dessen Bankverbindung auf der Rechnung angegeben ist). Wenn der neue Eigentümer jedoch später Zahlungserinnerungen aus dem System versendet, kann es vorkommen, dass Kunden den Betrag versehentlich auf das neue Bankkonto überweisen. Daher sollte zum Übernahmedatum eine klare Übersicht aller offenen Rechnungen für Buchungen aus der Vergangenheit erstellt werden.

  1. Nach der Übergabe (Zugriff und die letzten Rechnungen):

  • Log-in-Rechte der bisherigen Eigentümer: Bis zu welchem Datum haben die bisherigen Eigentümer noch das Recht, sich bei Recras einzuloggen? Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren in Deutschland ist es für sie gesetzlich vorgeschrieben, die Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen aus der Vergangenheit herunterzuladen. Hierbei sollte vereinbart werden, bis wann sie dafür Zeit haben.

  • Die letzte Recras-Rechnung: Recras stellt die Rechnungen immer rückwirkend aus (meistens um den 7. des Folgemonats), basierend auf dem Umsatz, der over het systeem gelopen is. Die Rechnung, die Anfang Januar eintrifft, betrifft also den Umsatz aus dem Dezember. Diese Kosten (sowie eventuelle Transaktionsgebühren von Mollie) sind daher noch vom bisherigen Eigentümer zu tragen. Es ist im Vorfeld zu vereinbaren, wer diese Rechnung begleicht.

  1. Kontakt mit Recras:

  • Inhaberwechsel melden: Aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen darf Recras geschäftliche Angelegenheiten nur met dem offiziellen Lizenzinhaber regeln. Die bisherigen Eigentümer müssen daher per E-Mail an Recras explizit mitteilen, dass sich die Inhaberschaft zum Übernahmedatum ändert.

  • Daten anpassen: Der neue Eigentümer sendet anschließend selbst eine E-Mail an Recras, um dies zu bestätigen, und teilt direkt die neue Bankverbindung für die Lizenzgebühren mit.

Szenario 2: Recras ist nicht im Kauf inbegriffen

Manchmal entscheidet sich ein Käufer dafür, mit einem eigenen, bereits bestehenden Buchungssystem zu arbeiten, oder die bisherigen Eigentümer vollziehen einen Neustart unter derselben Lizenz. In diesem Fall verbleibt die Recras-Umgebung beim bisherigen Eigentümer.

Da für die Zukunft jedoch bereits Buchungen geplant sind, die der neue Eigentümer durchführen muss, ist eine Datenübergabe unerlässlich. Der neue Eigentümer muss über jede Buchung Folgendes wissen:

  • Wer kommt? (Kunden- und Kontaktdaten)

  • Was wird unternommen? (Welches Programm oder Paket wurde gebucht)

  • Wurde bereits abgerechnet? (Und wenn ja, über welchen Betrag)

  • Wurde bereits bezahlt? (Gibt es Anzahlungen, die verrechnet werden müssen)

  • Gibt es Besonderheiten? (Ernährungswünsche, Anmerkungen, spezifische Absprachen)

Eine Betriebsübernahme is ohnehin schon hektisch genug. Durch eine gründliche Absprache bezüglich des Buchungssystems im Vorfeld lässt sich vermeiden, dass offene Rechnungen und laufende Buchungen nach der Übergabe für Überraschungen sorgen.