Afspraken over het reserveringssysteem bij een bedrijfsovername

Checklist: Waar moet je aan denken en welke afspraken maak je?

De allerbelangrijkste vraag die je vooraf moet beantwoorden is: Zit de Recras-omgeving bij de koop in? De afspraken die je moet maken, hangen volledig af van het antwoord op deze vraag.

Scenario 1: De nieuwe eigenaar neemt het bedrijf over inclusief de Recras-omgeving

Dit is in de meeste gevallen de meest logische stap. De nieuwe eigenaar neemt hiermee direct het hele reilen en zeilen van de zaak over van de oude eigenaar. Recras bevat namelijk alle historische én toekomstige data: van boekingen, klantcontacten en offertes tot de volledige facturatie. 

1. Afspraken vóór de overdrachtsdatum:

• Toegang tot het systeem: Per wanneer krijgt de nieuwe eigenaar toegang tot de Recras-omgeving? Het is raadzaam om de nieuwe eigenaar al vóór de officiële overdracht mee te laten kijken om het systeem te leren kennen. Spreek af in welke rol dit gebeurt: eerst als medewerker (alleen lezen/kijken) of direct als beheerder. 
• Instructie: Spreken jullie af dat de oude eigenaren een instructie of overdracht geven over hoe zij met Recras werken?

2. Toekomstige boekingen en financiële verrekening:

• Reeds betaalde boekingen: Er staan ongetwijfeld boekingen in de toekomst. Zijn deze al (deels) gefactureerd of betaald? Maak duidelijke afspraken over de verrekening van gelden van boekingen die plaatsvinden na de overdracht, maar al zijn betaald aan de oude eigenaar. (Tip: Ga in Recras naar Menu > Boekingenoverzicht en filter op alle boekingen vanaf de overdrachtsdatum).
• Openstaande facturen van vóór de overdracht: Er zullen ook nog openstaande facturen zijn van boekingen van vóór de overdrachtsdatum. In principe moet de klant deze betalen aan de oude eigenaar (diens rekeningnummer staat immers op de factuur). Als de nieuwe eigenaar echter straks de herinneringen verstuurt vanuit het systeem, kan het zijn dat klanten het bedrag per ongeluk naar het nieuwe rekeningnummer overmaken. Maak daarom per de overdrachtsdatum een glashelder overzicht van alle openstaande facturen van boekingen uit het verleden.

3. Na de overdracht (toegang en de laatste facturen):

• Inlogrecht oude eigenaren: Tot welke datum hebben de oude eigenaren nog het recht om in te loggen in Recras? Vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar (en in België 10 jaar) is het voor hen wettelijk verplicht om de facturen en administratie uit het verleden te downloaden. Spreek af tot wanneer zij hiervoor de tijd krijgen.
• De laatste Recras-factuur: Recras factureert altijd achteraf (meestal rond de 7e van de nieuwe maand) op basis van de omzet die door het systeem is gegaan. De factuur die begin januari komt, gaat over de omzet van december. Deze kosten (en eventuele transactiekosten van Mollie) behoren dus nog toe aan de oude eigenaar. Spreek af wie deze factuur betaalt.

4. Contact met Recras:

• Eigenaarswissel doorgeven: Recras mag vanwege privacy- en veiligheidsredenen alleen zaken doen met de officiële eigenaar van de licentie. De oude eigenaren moeten daarom via een e-mail aan Recras expliciet aangeven dat het eigenaarschap per de overdrachtsdatum verandert.
• Gegevens aanpassen: Als nieuwe eigenaar stuur je vervolgens zelf een e-mail naar Recras om dit te bevestigen en geef je direct het nieuwe bankrekeningnummer door voor het Recras-abonnement.

Scenario 2: Recras zit niét bij de koop in

Soms kiest een koper ervoor om met een eigen, reeds bestaand reserveringssysteem te gaan werken, of starten de oude eigenaren een doorstart onder dezelfde licentie. In dat geval blijft de Recras-omgeving achter bij de oude eigenaar.

Omdat er in de toekomst wel gewoon boekingen gepland staan die de nieuwe eigenaar moet gaan uitvoeren, is een data-overdracht essentieel. De nieuwe eigenaar moet van elke boeking het volgende weten:

• Wie komt er? (Klant- en contactgegevens)
• Wat gaan ze doen? (Welk programma of arrangement is er geboekt)
• Is er al gefactureerd? (En zo ja, voor welk bedrag)
• Is er al betaald? (Zijn er aanbetalingen gedaan die verrekend moeten worden)
• Zijn er bijzonderheden? (Dieetwensen, opmerkingen, specifieke afspraken)

Het overnemen van een bedrijf is al druk genoeg. Door het reserveringssysteem vooraf goed door te spreken, voorkom je dat openstaande facturen en lopende boekingen na de overdracht voor verrassingen zorgen.