Rechnungen von Recras an Moneybird senden
Anleitung zur Einrichtung von Zapier, um automatisch Rechnungen aus Recras in Moneybird zu erhalten.
Rechnungen von Recras an Moneybird senden
Viele Recras-Mitglieder haben den Bedarf, Rechnungen automatisch aus Recras in ihre Buchhaltungssoftware zu exportieren. Recras stellt keine direkte Verbindung zu solchen Programmen her, aber Zapier kann dies für dich erledigen. Dieser Prozess wird in einem sogenannten „Zap“ geregelt.
Zapier verbindt webdiensten met elkaar volgens het ‘If This, Than That’ principe (IFTTT). Zapier zorgt ervoor dat een gebeurtenis (Trigger) bij de ene webservice resulteert in een automatische reactie (Action) bij de andere webservice.
Inhaltsverzeichnis
- Wie funktioniert die Recras–Moneybird-Verbindung?
- Was benötige ich dafür?
- Wie richte ich die Verbindung ein?
- Recras–Moneybird-Verbindung einrichten
- Zapier-Trigger einstellen
- Code für Umsatzkategorie generieren
- Rechnung in Moneybird hinzufügen
- Rechnung in Moneybird auf endgültig setzen
Wie funktioniert das?
Bei Rechnungen in Recras funktioniert es wie folgt:
Es gibt eine neue Endabrechnung in Recras.
Dies bildet den „Trigger“ für den Zap in Zapier.
Die „Aktion“ erstellt dann eine Rechnung in Moneybird.
Im Zap kannst du festlegen, in welche Kategorien die Rechnung eingeordnet werden soll.
Wichtig zu beachten:
In Moneybird kannst du dich nur in einer Kategorie pro Mehrwertsteuersatz registrieren. Möchtest du jederzeit wissen, wie viel deines Umsatzes in bestimmten Produkten oder Produktgruppen steckt, kannst du dies einfach in den Recras-Statistiken abfragen. Alle Rechnungen werden unter einem einzigen Kontakt, namens „Recras Invoices“, in Moneybird gesammelt. Der Zap kann keine neuen Kontakte erstellen.
Was benötige ich dafür?
Ein Zapier for Work-Konto
Ein Recras-Konto
Ein Moneybird-Konto
Wie richte ich den Recras – Moneybird Zap ein?
- Erstelle einen API-Schlüssel in Recras
- Gehe zur Support-Dokumentation, wenn du in Recras eingeloggt bist.
- Klicke auf die Profil-Schaltfläche oben rechts und dann auf „Unterstützung“.
- Suche nach „API-Schlüssel“ und folge den Schritten, um den API-Schlüssel zu erstellen.
- Nachdem du den API-Schlüssel erstellt hast, kannst du den Zap in Zapier einrichten
Überprüfe die Mehrwertsteuersätze in Recras
Stelle sicher, dass die Mehrwertsteuersätze, die du in Schritt 2 festlegst, auch in deinem Recras vorhanden sind. Du kannst dies in deinem Recras unter „Einstellungen“ -> „Sonstige Einstellungen“ -> „Mehrwertsteuersätze“ überprüfen.
Zu befolgende Schritte in Zapier:
- Melde dich bei Zapier an.
- Gehe zu „Meine Apps“.
- Füge die Verbindung zu „Recras“ hinzu.
- Füge die Verbindung zu „Moneybird“ hinzu.
- Gehe zu „Zaps“.
Erstelle oder kreiere einen Zap
Schritt 1 – Trigger-Ereignis einrichten
- Wähle App: Recras
- Wähle Trigger-Ereignis: Rechnung gesendet
- Wähle das richtige Recras-Konto aus (du kannst mehrere Recras-Konten mit Zapier verbinden).
- Wähle Unternehmen aus.
Der Zap wird durch neue Rechnungen in Recras von diesem internen Unternehmen aktiviert (wenn du mit mehreren Unternehmen arbeitest, musst du für jedes interne Unternehmen einen eigenen Zap erstellen).
Schritt 2 – Code generieren, damit Zapier weiß, in welche Kategorie in Moneybird der Umsatz gebucht werden soll.
Der Code sorgt dafür, dass die Gesamtbeträge pro Mehrwertsteuersatz in der richtigen Kategorie in Moneybird gebucht werden.
Stelle sicher, dass du diesen Schritt genau ausführst.
- Füge einen weiteren Schritt hinzu über „+“
- Gib „Code by Zapier“ ein und wähle es aus
- Wähle Aktion-Ereignisse: „Führe Javascript aus“
- Weiter
Fülle die folgenden Angaben aus:
Kopiere folgendes in den Code:
Gehe für die Mehrwertsteuersätze zu den Verwaltungseinstellungen → Mehrwertsteuer und öffne die relevanten Mehrwertsteuersätze im Abschnitt Verkaufsrechnung. In der URL-Leiste siehst du jetzt die Kontonummer.
Für die Kategorien des Hauptbuchs gehe zu den Verwaltungseinstellungen → Kategorien und öffne die entsprechende Kategorie, auf die der Umsatz gebucht werden soll.
Am praktischsten ist es, wenn du in Moneybird die folgenden Kategorien hast:
Umsatz 0%
Umsatz 7%
Umsatz 19%
In der URL-Leiste siehst du jetzt die Kontonummer.
Nach diesem Schritt sieht es wie folgt aus (aber mit 0, 7 und 19):
Test senden
Schritt 3 – Rechnung in Moneybird hinzufügen
- Über „+“ kannst du einen weiteren Schritt hinzufügen
- Wähle App: „Moneybird“
- Wähle Aktion-Ereignis: „Verkaufsrechnung erstellen“
- Wähle Konto: wähle das richtige Konto aus
- Fülle alle untenstehenden Felder aus, Felder, die nicht aufgeführt sind, kannst du leer lassen
- Kontakt-ID → Wähle den Kontakt aus, an den alle Rechnungen gesendet werden sollen. Die beste Methode hierfür ist, in Moneybird einen Kontakt „Recras-Invoices“ oder Ähnliches zu erstellen.
- Referenz: Ab Schritt „1 Rechnung gesendet in Recras“, wähle die Rechnungsnummer aus
- Rechnungsdatum: Wähle das Datum aus Schritt „1 Rechnung gesendet in Recras“.
- Preise inklusive Steuern: ja
- Fülle unter „Details Attribute“ das Folgende aus:
Nun ist der Zap bereit, um Rechnungen in Moneybird zu erstellen. Aber… die Rechnungen befinden sich noch im Entwurfsmodus.
Aus diesem Grund ist ein weiterer Schritt erforderlich, um die Rechnungen endgültig zu erstellen.
Schritt 4 – Setze die Rechnung in Moneybird auf endgültig
- Wähle App: „Moneybird“
- Wähle Aktion-Ereignis: „Verkaufsrechnung senden“
- Wähle Konto: wähle das richtige Konto aus
- Klicke auf ‚Weiter‘
- Fülle die untenstehenden Felder aus:
- Weiter
- Test senden
Wenn alles korrekt ist, wurde jetzt eine Rechnung in Moneybird erstellt. Schalte den Zap ein und ab jetzt werden alle Rechnungen automatisch in Moneybird übertragen.