Verstuur facturen van Recras naar Moneybird

Handleiding voor het instellen van Zapier om automatisch facturen uit Recras te krijgen in Moneybird.

Verstuur facturen van Recras naar Moneybird

 

Veel Recras-leden hebben de behoefte om facturen automatisch vanuit Recras naar hun boekhoudsoftware te exporteren. Recras maakt geen directe koppeling met dergelijke pakketten, maar Zapier kan dit wel voor je doen. Dit proces wordt geregeld in een zogenaamde ‘Zap’.

Zapier verbindt webdiensten met elkaar volgens het ‘If This, Than That’ principe (IFTTT). Zapier zorgt ervoor dat een gebeurtenis (Trigger) bij de ene webservice resulteert in een automatische reactie (Action) bij de andere webservice.

Inhoudsopgave

  1. Hoe werkt de Recras–Moneybird koppeling?
  2. Wat heb ik hiervoor nodig?
  3. Hoe stel in de koppeling in?
  4. Recras–Moneybird koppeling inrichten
    1. Zapier trigger instellen
    2. Code genereren voor omzetcategorie
    3. Factuur toevoegen in Moneybird
    4. Factuur in Moneybord op definitief

Hoe werkt dit?

Bij facturen in Recras werkt het als volgt:

  • Er staat een nieuwe eindafrekening in Recras.
  • Dit vormt de ‘Trigger’ voor de Zap in Zapier.
  • De ‘Actie’ maakt vervolgens een factuur aan in Moneybird.
  • In de Zap kun je bepalen in welke categorieën de factuur terecht moet komen.

Belangrijk om op de hoogte te zijn

Je kunt je in Moneybird slechts op één categorie per BTW-tarief registreren. Wilt u op ieder moment weten hoeveel van uw omzet in bepaalde producten of productgroepen zit, dan kunt u dit eenvoudig opvragen uit de Recras-statistieken. Alle facturen worden verzameld onder één contactpersoon, genaamd “Recras Invoices”, in Moneybird. De Zap kan geen nieuwe contacten aanmaken.

Wat heb ik hiervoor nodig?

  • Een Zapier for Work account
  • Een Recras account
  • Een Moneybird account

Hoe stel ik de Recras – Moneybird Zap in?

  1. Maak een API-sleutel aan in Recras
  2. Ga naar de supportdocumentatie als je ingelogd bent in Recras.
  3. Ga naar de profielknop rechtsboven en klik vervolgens op ondersteuning.
  4. Zoek daarna naar “api-sleutels” en volg de stappen om de api-sleutel te maken.
  5. Nadat je de API-sleutel hebt aangemaakt, kun je de zap instellen in Zapier

 

Controleer de Belastingpercentages in Recras

Zorg ervoor dat de BTW-percentages die u onder stap 2 instelt, ook in uw Recras voorkomen. Dit kun je controleren in je Recras via ‘instellingen’ -> ‘Overige instellingen’ -> ‘BTW-percentages’. Te volgen stappen in Zapier:

  1. Log in bij Zapier.
  2. Ga naar “Mijn apps”
  3. Verbinding toevoegen aan “Recras”
  4. Verbinding toevoegen aan “Moneybird”
  5. Ga naar “Zaps”

Maak of creëer een Zap

Stap 1 – Triggergebeurtenis instellen

  1. Kies App: Recras
  2. Kies Triggergebeurtenissen: Factuur verzonden
  3. Selecteer het juiste Recras-account (je kunt verschillende Recras-accounts koppelen aan Zapier).
  4. Selecteer Bedrijf.

De Zap wordt geactiveerd door nieuwe facturen in Recras van dit interne bedrijf (werkt u met meerdere bedrijven, dan zult u per intern bedrijf een zap moeten maken).

Stap 2 – Genereer code zodat Zapier weet op welke categorie in Moneybird de omzet geboekt moet worden.

De code zorgt ervoor dat de totaalbedragen per BTW-percentage op de juiste categorie in Moneybird worden geboekt.

Zorg ervoor dat u deze stap nauwkeurig uitvoert.

  1. Voeg nog een stap toe via “+”
  2. Typ “Code by Zapier” en selecteer deze
  3. Kies Actiegebeurtenissen: “Voer Javascript uit”
  4. Doorgaan

Vul onderstaande gegevens in:

Kopieer het volgende naar code: output = {taxTotal: [inputData.tax_total_0, inputData.tax_total_9, inputData.tax_total_21], omschrijving: [‘Totaal 0’, ‘Totaal 9’, ‘Totaal 21’], tax_ledgers: [‘XXXXXXX’ , ‘XXXXXXX’, ‘XXXXXXX’], categorie_ledgers: [‘XXXXXXX’, ‘XXXXXXX’, ‘XXXXXXXXX’] };

Voorbeeld:


Vul de grootboekcodes in op de plaats XXXXXXX. Je moet de codes opzoeken in de grootboeken in Moneybird.
Ga voor de BTW-tarieven naar Administratie-instellingen → BTW en open de relevante BTW-percentages in de sectie Verkoopfactuur. In de URL-balk ziet u nu het Grootboeknummer.

 

Voor de categorieën grootboeken ga naar Administratie instellingen → categorieën en open de betreffende categorie waar de omzet op geboekt moet worden.

Het handigst is dat je in Moneybird de volgende categorieën hebt:

  • Omzet 0%
  • Omzet 9%
  • Omzet 21%

In de In de URL-balk ziet u nu het Grootboeknummer.

Na deze stap ziet het er als volgt uit:

Test verzenden

Stap 3 – Factuur toevoegen in Moneybird

  1. Via “+” kunt u nog een stap toevoegen
  2. Kies app: “Moneybird”
  3. Kies Actiegebeurtenis: “Verkoopfactuur aanmaken”
  4. Kies account: selecteer het juiste account
  5. Vul alle onderstaande velden in, velden die niet vermeld staan kunt u leeg laten
  • Contact-ID → Selecteer het contact waarnaar alle facturen moeten worden verzonden. De beste manier om dit te doen is door in Moneybird een contactpersoon ‘Recras-Invoices’ of iets dergelijks aan te maken.
  • Referentie: vanaf stap “1 Factuur verzonden in Recras”, selecteert u het factuurnummer
  • Factuurdatum: Selecteer datum uit stap “1 Factuur verzonden in Recras”.
  • Prijzen zijn incl. belasting: waar
  • Vul onder “Details Attributen” het volgende in:

Nu is de Zap geschikt om facturen in Moneybird te zetten. Maar… nu staan de facturen in Concept.

Om die reden is er nog een stap nodig om de facturen definitief te krijgen.

Stap 4 – Zet Factuur in Moneybird op definitief

  1. Kies app: “Moneybird”
  2. Kies Actiegebeurtenis: “Verstuur verkoopfactuur”
  3. Kies account: selecteer het juiste account
  4. Klik ‘Doorgaan’
  5. Vul de onderstaande velden in:

6. Doorgaan

7. Test verzenden

Als het goed is, is er nu een factuur aangemaakt in Moneybird. Zet de Zap aan en vanaf nu komen alle facturen automatisch in Moneybird terecht.