Het succesverhaal van Emsflower
‘Het inrichten van Recras was écht niet veel werk’
Net over de grens bij De Lutte is kwekerij Emsflower te vinden: een Duits bedrijf met twee Nederlandse broers als eigenaren. Hun zus José vertelt vol enthousiasme over het immense plantenproductiebedrijf en tuincentrum in Emsburen. En over de tijdwinst die ze ervaart sinds ze overstapten naar de management-software van Recras.
Europa’s grootste kwekerij in pot- en kuipplanten
‘Emsflower is Europa’s grootste kwekerij in pot- en kuipplanten’, klinkt het niet zonder trots. ‘Doordat er veel mensen langskwamen om hier een kijkje achter de schermen te komen nemen, is ons bezoekersperk ontstaan. Met onze tropische tuin, vlindertuin, showkas, speeltuin en restaurant kunnen we bezoekers een leuk dagje uit bieden. In het weekend en tijdens vakanties zien we hier veel families met kinderen, maar door de week komen er veel bussen met groepen die hier een compleet programma, inclusief rondleiding en eten, boeken.’
Eigen systeem
‘Het verwerken van boekingen en reserveringen kostte voorheen best veel tijd’, realiseert José zich. ‘Mijn broer had daar zelf een systeem voor gebouwd. Dat ging best goed, alleen was het wel erg bewerkelijk. Op de website kon een formulier worden ingevuld met wensen voor een dagje uit. Dat formulier kwam vervolgens als e-mail bij ons binnen en dan moesten wij alle contactgegevens overtypen. Daar ging best veel tijd in zitten. Ik had weleens gegoogeld naar een ander managementsysteem, maar ik kon niets vinden wat alle mogelijkheden bood die ik nodig had.’
Goed advies
‘Hier vlak over de grens zit Actief Twente. Mijn broer kent dat bedrijf. Hij attendeerde mij erop en ik heb toen nagevraagd wat voor systeem zij gebruikten. Dat bleek Recras te zijn. Ik heb gelijk hun website opgezocht en het filmpje met uitleg op de homepage bekeken. Het was precies wat ik zocht!’, klinkt het enthousiast.
Inrichtingsproces kostte weinig tijd
‘Het enige wat mij een beetje afschrok, was wat ik in de succesverhalen op hun website las’, lacht José. ‘In het inrichten van het systeem zou erg veel tijd gaan zitten. Gelukkig was dat bij ons niet het geval. Waarschijnlijk komt dat omdat wij minder activiteiten bieden dan die andere bedrijven. Het eerste contact met Recras vond in juni plaats en in augustus gebruikten we het al. Ik heb het allemaal in mijn eentje gedaan. Ik werk maar 20 uur per week, maar ben er beslist niet de hele tijd mee bezig geweest. Het meeste werk zat hem in het overzetten van de reeds bestaande boekingen.’
Tijdwinst
José is blij met de tijdwinst die het systeem haar oplevert. ‘Als mensen nu online boeken, kunnen ze zelf hun gegevens invullen. Ze zien dan meteen wanneer er plaats is. Wordt er bijvoorbeeld een rondleiding geboekt, dan krijgt de gids meteen een aanvraag per e-mail waarop hij kan aangeven of hij op die bewuste dag en dat tijdstip beschikbaar is. Mocht dat niet het geval zijn, dan popt er bij ons een melding op en moeten we een andere gids vragen. Onze gidsen – allemaal zzp’ers – kunnen overigens zelf hun beschikbaarheid instellen. Op die manier krijgen ze niet onnodig vragen of ze wel beschikbaar zijn. Dat werkt voor zowel hen als voor ons heel prettig.’
Reserveringen, ticketverkoop en cadeaubonnen
‘Sinds december gaat de ticketverkoop trouwens eveneens via Recras’, bedenkt José zich. ‘Dat verliep eerst via een ander systeem. Het is nu niet alleen goedkoper, maar het is gewoon fijn dat alles sindsdien via één systeem loopt. Daarna zijn we ook cadeaubonnen via de website gaan verkopen en kunnen bezoekers jaarkaarten online aanvragen. Het scheelt echt veel tijd. Voorheen moesten we alles met de hand overnemen. Nu staat het er gewoon vanzelf in. Als de klant precies heeft ingevuld dat hij eerst een rondleiding wil, vervolgens koffie met gebak en daarna zelf nog wat rond wil kijken, is het voor ons slechts een kwestie van een klik op de knop. Daardoor wordt een e-mail met bevestiging en akkoord naar de klant gestuurd en je bent klaar. Dat kan helemaal vanzelf gaan, allen ik vind het persoonlijk fijn om daar nog een check in te doen en daarom heb ik dat op die manier ingesteld. Maar ik heb er echt superweinig werk mee.’
Recras in Duitsland
Recras is in eerste instantie ontworpen voor recreatiebedrijven in Nederland, maar is tegenwoordig eveneens in Duitsland goed te gebruiken. José: ‘Met het gebruik ervan in de Duitse taal heb ik geen moment problemen gehad. Ook niet met de Duitse regelgeving met betrekking tot de Nederlandse software. Sinds kort biedt de management-software een Datev export, dus onze boekhouding heeft daar geen extra werk van. Het betalen via Mollie gaat prima. Dat is dan misschien in Duitsland wat minder bekend – er wordt ook nog veel ter plekke afgerekend of op rekening besteld – maar de online tickets worden gewoon via iDEAL, PayPal of creditcard betaald.’
Prettige samenwerking
Alhoewel Recras’ grootste concurrent in Duitsland veel hogere tarieven hanteert, was dat voor Emsflower niet de reden om in zee te gaan met het Groningse bedrijf. ‘Nee, ik vond het zelf lastig om iets geschikts te vinden. En toen dit systeem ons door Actief Twente werd aangeraden, hebben we niet verder gezocht. Ik vind niet alleen de management-software fijn, maar het is ook prettig samenwerken. Het team is altijd goed bereikbaar. Ik kom geregeld met kleine vragen en dingetjes om het werken met het systeem nog verder te finetunen. Als ik dan een e-mail stuur, heb ik vaak binnen een halfuur bericht terug. Dat gaat echt heel snel. Ze denken goed mee in oplossingen.’
Ook voor kleinere bedrijven
‘Ook de financiële constructie van Recras vind ik erg fijn’, besluit José haar verhaal. ‘Ze vragen een bepaald percentage van onze verkoop. Dat vind ik heel fair en duidelijk en maakt het voor een klein bedrijf een stuk goedkoper. En voor kleinere recreatiebedrijven is het inrichtingsproces echt geen grote tijdsinvestering. Ik zou hen dan ook zeker aanraden.’
In 5 stappen online
- Voer producten en arrangementen in
- Voeg startmomenten en materiaal toe
- Koppel met onze payment provider Mollie
- Maak een workflow om boekingen op te volgen
- Embed de reserveringsmodule op jouw website
Meer succesverhalen
Sinds Actief Twente Recras gebruikt, is de bedrijfsvoering eenvoudiger en betrouwbaarder geworden.
Sinds een jaar maakt De Speelfabriek, een uitvind-speeltuin in Rotterdam, gebruik van het Recras boekingssysteem.
De bedrijfsvoering bij FEC Sevenum is een stuk gemakkelijker geworden door het autonome systeem van Recras.