Het succesverhaal van Gulpener BrouwLokaal

“Ik wilde Recras per se meenemen; nu is het de basis van al onze activiteiten”

Gelegen in het prachtige Zuid-Limburgse heuvelland biedt het Gulpener BrouwLokaal ruimte voor elke gelegenheid. Bezoekers komen hier om de smaak en de beleving van het biermerk echt te ervaren, of dat nu is tijdens een bierproeverij, een rondleiding of een zakelijke vergadering. Om al deze verschillende activiteiten soepel te laten verlopen, werkt het BrouwLokaal al sinds 2018 met Recras. Marianne en Isabelle hebben samen het volledige beheer van het systeem in handen. Waar Isabelle verantwoordelijk is voor alle communicatie naar de klant en op de website, zorgt Marianne er op de achtergrond voor dat alle processen goed staan.

Lokaal in Limburg, software uit Groningen

Gulpener is een echt familiebedrijf met een kraakheldere filosofie: ongefilterd echt. Ze varen hun eigen koers met een duidelijke focus: alles komt zoveel mogelijk uit de regio. Van het water uit eigen bronnen tot de gerst en hop van boeren uit de buurt; de kracht van het Limburgse landschap vormt de basis van elk glas bier. Eigenlijk komt er bij Gulpener niets over de drempel dat niet uit de regio komt, maar voor de software van Recras maakten ze een zeldzame uitzondering. “Ik werkte vanuit mijn vorige werk al met Recras. Toen ik hier kwam werken zei ik: Is prima, maar dan wil ik wel Recras meenemen,” vertelt Marianne enthousiast. “Op die fiets zijn we met Recras aan de slag gegaan en vanaf het begin zijn we daar heel blij mee.”

Meer dan alleen een kaartje kopen

Van de dagelijkse activiteiten tot de grote evenementen: alles gaat via Recras. Zelfs de ontvangst van alle horeca-relaties, die eens in de twee jaar langskomen, wordt in het systeem gezet. Dat geldt ook voor de microbrouwerij, waar mensen zelf hun bier komen brouwen. “Het fijne aan Recras is dat we er alle kanten mee op kunnen; het is meer dan alleen een kaartje kopen. Bij een rondleiding kan ook direct een tafel gereserveerd worden in ons eetcafé of in de biertuin. We hebben zoveel verschillende toepassingen binnen ons bedrijf.”

Flexibiliteit is essentieel

Binnen het BrouwLokaal vormt Recras de basis voor de dagelijkse gang van zaken, van de online boekingen tot de volledige administratie. Er wordt bewust gekozen voor een persoonlijke aanpak met veel maatwerk. Omdat verschillende activiteiten vaak in dezelfde ruimtes plaatsvinden, is flexibiliteit in de planning essentieel. De grote wens is om in de toekomst ook de personeelsplanning volledig in Recras te integreren. “Ons bedrijf is wat dat betreft best complex met vaste diensten waar veel mee geschoven wordt, dus dat kost tijd om goed in te richten,” wordt er nuchter geconstateerd. “Maar als dat eenmaal staat, heb je echt alles in één systeem en dat is gewoon het fijnste.”

Continue in ontwikkeling

Gulpener ziet het systeem voortdurend meebewegen met de praktijk. “Functionaliteiten waar wij van hebben aangegeven: ‘dat zou fijn zijn’, die zijn door de jaren heen ook gewoon gekomen,” vertelt men vanuit het BrouwLokaal. Handelingen die voorheen meer tijd kostten, zoals het aanpassen van een factuurreferentie of het migreren van boekingen, zijn nu snelle acties geworden. Ook de mogelijkheid om direct vanuit het systeem terugbetalingen te regelen, zorgt voor een flinke efficiëntieslag. “Dat terugbetalen is voor ons heel groot,” zegt Isabelle. “Nu kan ik dat meteen zelf regelen, waar ik voorheen een notitie moest maken voor Marianne. Dat scheelt echt in ons werk. Ook kleine aanpassingen hebben impact: “Je kunt nu per dag een notitie bovenin zetten, zoals: ‘denk eraan, vandaag komt de loodgieter’. Zo ziet iedereen het meteen en gaat de communicatie niet verloren in een appgroep.”

Recras maakt je werk makkelijker

Hoewel de tijd ontbreekt om direct met elke vernieuwing aan de slag te gaan, is de ervaring bij het BrouwLokaal dat het de investering altijd waard is. “Het is vaak dat die nieuwsbrief komt en dan denk ik: ‘oh, ik wil ermee aan de slag’, alleen heb je vaak gewoon geen tijd. Maar je moet je er simpelweg toe zetten, want het maakt je werk zoveel makkelijker,” klinkt het enthousiast. Juist omdat er bij Gulpener veel op maat gebeurt, zorgt het systeem voor de nodige snelheid en overzicht. “Je kunt veel meer werk op één dag doen en makkelijker met collega’s communiceren over wat je daadwerkelijk met de klant hebt afgesproken. Het gaat snel, het ziet er netjes uit en je bent veel efficiënter.”

Unieke ervaring voor de gast

De kracht van het systeem zit in de manier waarop verschillende activiteiten slim samenkomen. Hoewel bierbrouwen in de microbrouwerij een heel ander proces is dan een standaard reservering, zorgt Recras dat alles op elkaar aansluit. “Het mooie is dat al die dingen wel weer overlappen. Mensen die komen brouwen hebben bijvoorbeeld ook een tafel gereserveerd; die plek wordt dan direct netjes geblokt,” klinkt het tevreden. Ondanks die overlapping achter de schermen, blijft de ervaring voor de gast uniek. “Ze krijgen hun eigen automatische mails en een heel andere offerte dan bij een rondleiding. Dat stukje op maat per element is binnen ons bedrijf echt heel groot.” Alles staat in één overzicht, maar met behoud van specifiek maatwerk.

Support die met je meedenkt

Het contact met de supportafdeling van Recras is zeldzaam, simpelweg omdat het systeem stabiel draait. Maar áls er een vraag is, volgt er snel een oplossing. “Ik krijg altijd meteen antwoord. Het is soms een vinkje dat je niet kunt vinden, of dat je denkt: ‘Dit heb ik toch gedaan, waarom lukt het nu niet?’ Je krijgt dan een heel geduldig en duidelijk antwoord. Of ze denken met je mee als je ergens tegenaan loopt,” wordt er verteld. “Ja, we zijn hartstikke tevreden!”