‘Ons hele bedrijf draait om Recras’

Buitensportbedrijf

Aan het woord is Fleur Remmerswaal, sales- en eventmanager bij Outdoor Valley in Bergschenhoek. Het buitensportbedrijf begon ooit met een kanowinkel en een zelfgemaakte klimmuur van 34,6 meter hoog, en mag zich tegenwoordig één van de grootste noemen op het gebied van outdoor, survivallen, mountainbiken, teambuilding, vergaderen, kinderfeestjes, en grote evenementen als de Obstacle Run. Er is zelfs een buitenskibaan waarvan in het winterseizoen veel gebruik wordt gemaakt.

Bewerkelijk, maar goed te doen

Enthousiast vervolgt ze haar verhaal over het inrichtingsproces: ‘Harrie, die alles weet over de inrichting van Recras, vond het wel een uitdaging en stond ons daarom met raad en daad terzijde. Hij was echt veel bereikbaar en we hadden wekelijks overleg. We moesten bijvoorbeeld alle boekingen die al stonden overzetten, maar ook moest de ticketing van nieuwe evenementen al snel de lucht in. In het begin waren we echt wel zoekende. We waren gewend om alles op een bepaalde manier te doen, maar dat moesten we aan de kant zetten omdat we anders niet die stap in efficiëntie zouden maken. Het was behoorlijk bewerkelijk, maar aan de andere kant ook goed te doen.’

Sneller en simpeler reserveringssysteem

‘We wilden op een gegeven moment een reserveringssysteem dat sneller en simpeler was’, blikt Fleur terug. ‘Ik schat dat wel vijftien partijen gesproken hebben voordat we voor Recras kozen. We hadden in het verleden weleens contact gehad. Twee van de eigenaren – Marthijn en Harrie – hebben zelf een outdoorbedrijf en daarom weten ze hoe het werkt en wat er nodig is. Uiteindelijk waren zij dan ook de enige partij die kon bieden wat wij wilden. Ze gaven ook duidelijk aan op welke punten ze ons nog niet konden ontzorgen, maar gaven wel aan dat ze daarin verder wilden ontwikkelen. Eigenlijk was het allesomvattend, maar dan op een andere manier dan we gewend waren.’

Een stap maken

‘We gebruiken Recras op dit moment bij het hele klantcontact, voor het maken van offertes en de planning van instructeurs’, vervolgt Fleur haar verhaal. ‘Maar binnenkort ga ik weer in gesprek met Harrie, want we willen ook de inkomende e-mail en het gedeelte met cadeau- en tegoedbonnen implementeren. Het kan allemaal nog een stuk efficiënter. Het systeem ontwikkelt zich door, maar in het hoogseizoen hadden we geen ruimte en tijd om ons daar verder in te verdiepen. We gebruiken het systeem nu bijna een jaar, maar dan weet je nog lang niet alles. Daar willen we nog wel een stap in maken.’

Recras is toegankelijk en persoonlijk

‘Het contact met Recras is erg toegankelijk en persoonlijk. Je krijgt meteen de juiste support aan de telefoon. Over het algemeen heb ik contact met Harrie, maar als hij op dat moment niet bereikbaar is, mail ik hem met de vraag of hij me wil bellen. Dan krijg ik altijd snel antwoord terug. Ook als hij het antwoord niet meteen weet. Dan mailt hij in ieder geval dat hij het gaat uitzoeken. Een heel verschil met het bedrijf van ons oude systeem. Het was altijd maar de vraag of ik iemand te pakken kreeg die me kon helpen. En voor iedere vraag ging de teller tikken.’

Voor 1000 procent geslaagd

‘Ja, het inrichtingsproces was een enorme tijdsinvestering, maar het was het zeker waard. Ik heb er zelfs 1 fte minder door op de loonlijst. Al gebruiken we Recras nog maar relatief kort, we kunnen er niet meer zonder. We hebben echt enorme pieken in ons bedrijf, die voor stress zorgen en misschien zelfs wel voor uitval door de hoge werkdruk. Je moet hier altijd aanstaan en Outdoor Valley is 24/7 in bedrijf. Voorheen was er nooit tijd over, maar nu maken we ‘gewone’ dagen. Dat is heel prettig. Ja, deze stap is echt voor 1000 procent geslaagd. We zouden het meteen weer doen. Ik zou het dan ook elk recreatiebedrijf aanraden. Zeker weten!’