‘Recras is het hart van ons bedrijf geworden’

Nieuw reserveringssysteem

Tot een zo’n zes jaar geleden werkte The Outsider Vlaamse Ardennen met een eigen reserveringssysteem. ‘Dat was ontwikkeld door iemand die ons bedrijf goed kende’, weet Tijl nog precies. ‘Toch werd het op gegeven moment tijd dat we op zoek moesten gaan naar een groter en allesomvattend systeem. Een systeem dat naast het versturen van de facturen ook de planning kon meenemen, én deze kon combineren met de personeelsinzet en de communicatie naar de klanten toe.’

Goede look and feel

‘Toevallig had een collega net in die tijd Recras leren kennen’, vervolgt Tijl zijn verhaal. ‘We hebben online nog gezocht naar managementsoftware voor de recreatiesector, maar zijn uiteindelijk toch ook bij Recras uitgekomen. Meerdere factoren gaven daarin de doorslag. De look and feel waren goed, maar daarnaast hebben de oprichters van dit reserveringssysteem zelf ook een avonturenbedrijf. Ze hebben ervaring in deze sector. Ze weten wat er speelt. En vooral dát was voor ons dé reden om er dieper op in te gaan.’

Puzzel

‘Het implementeren van Recras was een hele puzzel, het was zeker en vast niet gemakkelijk’, geeft Tijl eerlijk toe. ‘Toch was het geen struikelblok, want we hadden een goede gebruikershandleiding én we konden op elk moment begeleiding vragen en krijgen. Het implementeren is gewoon iets waarvoor je de tijd moet nemen. Veel ondernemers willen het te snel – denken het in twee dagen wel even te fixen – maar wij hebben er ongeveer een halfjaar de tijd voor genomen om het reserveringssysteem stap voor stap te implementeren. En dat is heel goed gelukt.’

Hart van ons bedrijf

‘Het is zó goed gelukt dat Recras een beetje het hart van ons bedrijf is geworden’, lacht Tijl. ‘We doen alles via dit reserveringssysteem. Als een bedrijf een aanvraag doet voor teambuildingsactiviteiten kunnen we het via Recras van alle informatie voorzien. De gewenste activiteiten worden meteen ingeboekt en er wordt een contract naar het bedrijf gestuurd dat online goedgekeurd kan worden. De reservering komt in de planning, zodat de personeelsverantwoordelijke er meteen mee aan de slag kan, en nadien wordt ook de facturatie keurig verwerkt.’

Personeelsplanning

‘De manier waarop we met Recras onze personeelsplanning hebben ingericht, is efficiënt, snel en foutloos. Enerzijds is er de persoonlijke planning uit het standpunt van onze medewerkers. We werken met veel freelancers, en hoe correcter zij op voorhand hun beschikbaarheid invullen op hun profiel, hoe meer ze kunnen werken. Want zodra ze invullen wanneer ze beschikbaar zijn, stuurt onze personeelsverantwoordelijke hen een melding en zodra ze dit aanvaarden – via hun telefoon of computer – staan ze ingepland. Anderzijds kunnen wij als werkgever eenvoudig zien wie er op welke positie staat en welke persoon wanneer aan het werk is.’

Sneller en effectiever

Tijl: ‘Ook heel mooi aan de personeelsplanning is dat Recras werkt met kwalificaties. Daar maken we intensief gebruik van. Onze monitors – de sportbegeleiders die instructies geven en de veiligheid bewaken – kunnen bij ons opleidingen volgen om bepaalde skills te verkrijgen. Iemand die op de klimtoren staat, moet bijvoorbeeld een rescuekwalificatie hebben. Dankzij de personeelsplanning van Recras kunnen we de veiligheid beter bewaken omdat het ervoor zorgt dat er altijd personeel met de vereiste kwalificaties op de juiste plek staat. Dankzij Recras werken we daardoor veel sneller en effectiever dan voorheen.’

Nog meer voordelen

‘Daarnaast gebruiken we in ons avonturenpark ook de kassa van Recras én het systeem houdt het op dat moment beschikbare materiaal in de gaten. Om maar een voorbeeld te geven: in onze kajaks is plaats voor twee personen. We hebben vijftig kajaks en het systeem voorkomt overboekingen. Het ontzorgt op ons allerlei manieren. We kunnen er dan ook geen dag zonder.’

Vijf locaties The Outsider

The Outsider is naast Oudenaarde te vinden op nóg vier locaties. ‘Drie van die locaties gebruiken Recras eveneens. De vierde bevindt zich echter in het Franstalige deel van België. Daar stuiten ze op een taalbarrière. Er zijn echter opties om het reserveringssysteem te vertalen – daar hebben wij ook al aan meegewerkt – dus ik denk dat zij op termijn ook wel op Recras zullen overstappen.’

Aanbevelen

‘Ik zou Recras zeker aan andere ondernemers aanbevelen’, klinkt het enthousiast. ‘Het is een all-in reserveringssysteem. Het ontzorgt. Bovendien zijn de mensen achter het bedrijf ook heel prettig in de omgang. Er is een heel goede supportdienst waar we terechtkunnen als we ergens tegenaan lopen. Als het iets kleins is, wordt dat vaak onmiddellijk opgelost. En als het om iets groters gaat, nemen ze echt de tijd voor je. Ze kijken met je mee hoe je het beste je klanten kunt aanspreken, het reserveringsproces snel kunnen laten verlopen en helpen je bedrijf om snel contracten te versturen en binnen te halen. Ja, ik zal Recras aan iedereen aanraden!’