‘De combinatie van boekings- en planningssysteem is heel sterk’

Managementsoftware

Om de events in de juiste banen te leiden, is goede managementsoftware onontbeerlijk. Harry: ‘In het begin bouwden we daarvoor onze eigen software voor de planning en hadden we de kassa in eigen beheer. Op een gegeven moment hebben we de overstap gemaakt naar horecasoftware. Dat werkt voor de kassa heel goed, maar het reserveringssysteem wordt doorgaans vrij eenvoudig weergegeven. Daar kwam verandering in toen we in 2019 of 2020 zijn overgestapt naar Recras.’

Van reservering tot aftersales

‘We hebben de boekingssoftware van Recras nu helemaal geïmplementeerd op onze website. Vanaf stap één kan het worden ingezet en die weg gebruiken we veelal voor automatische boekingen waarbij geen offerte nodig is. Maar we hebben natuurlijk ook reserveringen van evenementen waarvoor wel een offerte nodig is. Zodra deze in optie is en geaccepteerd wordt, verlaat hij onze sales-collega’s en worden de afdelingen Inkoop en Planning erop losgelaten. ‘De boeking wordt vervolgens afgesloten door middel van het kassasysteem waarna er uiteindelijk nog wat aftersales plaatsvindt via de mailing’, legt Harry uit. ‘Dankzij Recras zijn werkprocessen op veel vlakken nu overzichtelijker geworden, en daardoor ook sneller en efficiënter.’

Plafonds

Het implementeren van de software van Recras vergt de nodige tijd en aandacht. ‘Daarom hebben we het de eerste twee jaar ook nog een beetje op onze eigen manier gedaan, maar inmiddels hebben we het planning gebruik goed voor elkaar. Dit jaar gaan we daar een vervolgstap in maken door meer gebruik te maken van wat we allemaal met de managementsoftware kunnen doen. Recras kun je heel specifiek gebruiken op productniveau en dat koppelen aan de starttijden. Maar juist omdat het zo specifiek is, lopen we bij marketing en planning soms tegen de plafonds van snelheid aan. Daarbij gaat het altijd om zaken die in het belang zijn van meerdere vestigingen en dat maakt het wel eens wat ingewikkelder. Dergelijke vraagstukken leggen we bij Recras neer.’

Beste partij

Ondanks die plafonds is Harry wel heel tevreden over Recras. ‘Voordat we naar hen overstapten, hebben we meerdere partijen vergeleken. Recras bleek daarin absoluut de beste partij. Wat ik heel sterk vind, is hun combinatie van het boekingssysteem en het planningssysteem. De software houdt ook rekening met dat er zoiets is als een individu en een groep. In de horeca werkt men normaliter met tafeltjes, maar je kunt je voorstellen dat het er bij de quadbaan heel anders aan toe gaat. Dat is dankzij Recras helemaal in ons planningsprogramma geïmplementeerd.’

Events

‘Het is zeer belangrijk dat we de weg van de gast van aanmelden of reserveren tot en met de activiteit van de evenementen op locatie goed kunnen inrichten. Recras kan dat en dat ben ik ergens anders nog niet tegengekomen. Het is heel specifiek voor de recreatiebranche gemaakt en ik kan het anderen dan ook zeker aanbevelen. Het contact met de mensen van Recras is ook goed. Ik heb voornamelijk contact met Harrie, de eigenaar. Hij is meedenkend in het plafond waar we tegenaan lopen en weet goed de vertaalslag te maken van het ondernemen naar de ontwikkelaars. En als er eens wat is, wordt er altijd snel gereageerd. Ik ben heel positief over hen.’