Wat leuk dat je nieuwsgierig bent naar het Recras systeem! We laten je graag zien hoe je de testomgeving optimaal kunt gebruiken om alle functies van Recras te ontdekken.
Zo eenvoudig is Recras
De eerste keer inloggen in Recras kan misschien even overweldigend zijn, maar geen zorgen! We laten je graag zien hoe intuïtief en eenvoudig Recras in gebruik is.
Probeer het zelf: stuur een offerte naar jezelf
- Vraag een offerte aan via het boekproces hieronder.
- Je ontvangt een bevestigingsmail in je mailbox.
- In de testomgeving zie je op de homepagina een vervolgactie verschijnen, klik daarop.
- Je kunt nu een offerte naar jezelf sturen door te klikken op Optie > Quotation with attachments.
- In je mailbox kun je de offerte openen en direct accepteren.
- In de testomgeving zie je daarna opnieuw een vervolgactie verschijnen dat de offerte is geaccepteerd.
Zo simpel is het!
Opmerking: in de testomgeving is een deel van de taal in het Engels. In je eigen Recras-account kun je dit uiteraard gewoon instellen in het Nederlands.
Opmerking 2: Het boekproces van deze offerte vind je binnen Recras onder Beheer > Boekprocessen onder het kopje Online boeken.
De testomgeving
De testomgeving is speciaal ontworpen om alles uit te proberen zonder zorgen. Vul gegevens in, maak boekingen en pas instellingen aan; het is jouw speelruimte! Elke nacht wordt de testomgeving automatisch ververst. Dat betekent dat alle ingevoerde gegevens weer worden teruggezet naar de oorspronkelijke staat. Zo kun je elke dag opnieuw starten met een frisse omgeving om mee te werken.
Op deze pagina vind je een eenvoudige navigatie om snel wegwijs te worden in de testomgeving van Recras. Een uitgebreide handleiding van Recras vind je onder Profiel (klik op de foto rechtsboven) > Handleiding.
Recras in een notendop
Hieronder vind je een overzicht van hoe je binnen het Recras-systeem aan de slag gaat. Zo raak je snel vertrouwd met de belangrijkste onderdelen en navigeer je moeiteloos door het systeem.
Homepagina
De homepagina is het centrale dashboard en het startpunt van Recras. Hier krijg je in één oogopslag een overzicht van alles wat er binnen je organisatie speelt.
Weekplanning
Aan de rechterkant zie je de weekplanning met alle aankomende boekingen. Door op de naam van een klant te klikken, ga je direct naar de bijbehorende boeking. In deze boeking kun je zien wat de klant heeft gereserveerd en krijg je toegang tot alle contactmomenten met de klant.
Blauwe knoppen
Aan de linkerkant van het scherm vind je de blauwe knoppen, jouw toegang tot de belangrijkste acties en overzichten in Recras. Deze knoppen bieden een compact overzicht van lopende zaken.
Navigatiebalk
De navigatiebalk is logisch gestructureerd op de functies die je dagelijks het meest gebruikt en op de verschillende gebruikersrollen die je binnen Recras kunt aanwijzen. Alles is overzichtelijk ingedeeld, zodat je snel kunt werken.
Menu
Onder Menu kun je eenvoudig de dagplanning en personeelsplanning bekijken en beheren. Een nieuwe klant of leverancier toevoegen? Ook dat voeg je in een handomdraai toe. Daarnaast is er een handige functie om een snelle boeking te maken, ideaal als je een klant aan de telefoon hebt.
Overzichten
Bij Overzichten krijg je inzicht in alles wat er in je organisatie gebeurt. Zo kun je hier o.a. de statistieken bekijken. Bovendien kun je hier naar de uitgebreide personeelsplanning. De financiële administratie wordt hier ook overzichtelijk weergegeven. Bekijk bijvoorbeeld de openstaande facturen of maak tegoedbonnen aan.
Beheer
Het tabblad Beheer geeft je controle over de instellingen van Recras. Hier stel je de boekprocessen en contactformulieren in, zodat klanten eenvoudig via je website kunnen reserveren. Je kunt ook automatische boekingsmails aanmaken, zoals bevestigingen of herinneringen vlak voor een activiteit. Voor offertes en boekingsvoorstellen biedt Recras handige templates, waarmee je met één klik een complete PDF kunt genereren. Daarnaast kun je gebruikersrollen beheren, zodat je bepaalt wie toegang heeft tot welke informatie.
Kassa
De Kassa in Recras is perfect afgestemd voor verkoop aan de balie. Hier kun je producten zoals tickets snel en eenvoudig verkopen. Boekingen aanpassen is ook geen probleem; je kunt bijvoorbeeld extra personen toevoegen of aanvullende producten aan een bestaande reservering koppelen. Bovendien geeft de kassa je altijd een actueel overzicht van de dagplanning en aankomende reserveringen, zodat je klanten snel en foutloos kunt helpen.
Vervolgacties bel
Het belletje zorgt ervoor dat je geen openstaande taken over het hoofd ziet. Deze knop is niet alleen zichtbaar op de homepagina, maar ook direct beschikbaar in de navigatiebalk. Zo kun je altijd snel handelen.
Zelf aan de slag in de testomgeving
Hieronder vind je een overzicht van enkele belangrijke functies en mogelijkheden die je in de testomgeving kunt verkennen.
Een boeking bekijken
Om een boeking te bekijken, ga je naar de homepagina door op het Recras-logo te klikken. Aan de rechterkant van de pagina vind je onder Boekingen komende week een overzicht van aankomende boekingen. Klik op een specifieke boeking om de details te openen. Aan de linkerkant van de boekingspagina zie je de klantgegevens, zoals naam en contactinformatie. Aan de rechterkant vind je de contactmomenten, bijvoorbeeld een automatische boekingsmail. Je kunt hier ook eenvoudig nieuwe contactmomenten toevoegen. Scrol verder naar beneden om het programma van de boeking te bekijken. Via de blauwe knop kun je aanpassingen doen, zoals het wijzigen van het aantal personen of de aankomsttijd. Onder het tabblad Kosten kun je bijvoorbeeld een voorschotfactuur versturen of openstaande betalingen inzien. Helemaal onderaan de pagina vind je een overzicht van eerdere interacties met de klant. Hier kun je zien of de klant al eerder een boeking bij jouw recreatiebedrijf heeft gedaan en welke facturen eerder zijn betaald. Zo heb je altijd een volledig beeld van de klantgeschiedenis.
Personeelsplanning
Met Recras automatiseer je je personeelsbeheer en geef je medewerkers de mogelijkheid om hun eigen planning en urenregistratie te beheren. Ga naar Overzichten > Personeelsplanning. Hier kun je een datum selecteren, en via de knop + Nieuwe dienst(en) nieuwe diensten toevoegen. Je kunt ook bestaande diensten aanpassen door direct in de agenda te klikken.
Gebruikersrollen aanpassen
Met gebruikersrollen bepaal je welke informatie toegankelijk is voor wie. Ook het beheer van boekingen, klantgegevens en contactmomenten kan je per gebruiker aanpassen. Ga naar Beheer > Personeel > Gebruikersrollen. Klik op + Nieuwe gebruikersrol om een nieuwe rol aan te maken. Je kunt per rol specifieke rechten toekennen door naar het tabblad Rechten te gaan. Onder Gebruikers zie je welke medewerkers deze rol toegewezen hebben gekregen.
Templates maken
Recras biedt krachtige templates om eenvoudig offertes en andere documenten te genereren. Ga naar Beheer > PDF-templates onder Boekingen. Hier vind je verschillende bestaande templates die je naar wens kunt aanpassen. Of maak een nieuwe template aan door op + Nieuwe PDF-template te klikken. Bekijk een voorbeeld van hoe de PDF eruitziet via het tabblad Voorbeeld.
Leveranciers koppelen
Automatiseer de communicatie met externe leveranciers. Recras houd je leveranciers op de hoogte van eventuele wijzigingen in een boeking. Als er bijzonderheden aan een boeking worden toegevoegd, zoals speciale diëten bij een cateraar of de plaatsing van een springkussen, dan ontvangt je leverancier daar een melding van. Ga naar Menu > Nieuwe Leverancier en vul de gegevens van je leverancier in. Koppel deze leverancier aan een product via Beheer > Producten. Leveranciers ontvangen automatisch meldingen bij wijzigingen in een boeking en herinneringen vlak voor een activiteit.
De kassa gebruiken
De kassa in Recras geeft je grip op de dagelijkse doorstroom van klanten. Ga naar Kassa in de navigatiebalk om tickets te verkopen, betalingen te verwerken of boekingen aan te passen. Bij het aanmeldproces kun je kiezen voor Passant (voor klanten zonder reservering) of een bestaande boeking opzoeken onder Komend. Vanuit de kassa kun je de boeking bewerken zoals het aantal personen veranderen, de naam van de klant toevoegen of de boekingsstatus wijzigen naar bijvoorbeeld Interesse of Geannuleerd.
Boekingenoverzicht bekijken
Voor een duidelijk overzicht van alle boekingen op een bepaalde datum ga je naar Menu > Boekingenoverzicht. Hier kun je filters toepassen, zoals datum, boekingsstatus en arrangementen, en kiezen hoe je het overzicht wilt bekijken (bijvoorbeeld als week- of maandagenda). Dit is handig voor als je telefonische aanvragen krijgt of reserveringen via de balie aanneemt en snel moet zien of er beschikbaarheid is.
Ontdek zelf
De testomgeving van Recras biedt je de kans om alles uit te proberen wat het systeem te bieden heeft. Op deze pagina is slechts een deel van de mogelijkheden uitgelegd. Recras biedt nog zoveel meer om processen te stroomlijnen en je werk efficiënter te maken. Hoe je het systeem inzet, is helemaal aan jou en afhankelijk van jouw specifieke wensen en behoeften. Klik dus gerust rond, experimenteer en ontdek wat Recras voor jouw organisatie kan betekenen!
