Wie schön, dass du neugierig auf das Recras-System bist! Wir zeigen dir gerne, wie du die Testumgebung optimal nutzen kannst, um alle Funktionen von Recras kennenzulernen.
So einfach ist Recras
Beim ersten Login in Recras kann es vielleicht etwas überwältigend wirken, aber keine Sorge! Wir zeigen dir gerne, wie intuitiv und einfach Recras zu bedienen ist.
Probiere es selbst aus: Sende dir ein Angebot
- Fordere über den untenstehenden Buchungsprozess ein Angebot an.
- Du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail in deinem Posteingang.
- In der Testumgebung erscheint auf der Startseite eine Folgeaktion, klicke darauf.
- Jetzt kannst du dir ein Angebot senden, indem du auf Option > Angebot mit Anhang klickst.
- In deinem Posteingang kannst du das Angebot öffnen und direkt annehmen.
- In der Testumgebung erscheint dann erneut eine Folgeaktion, dass das Angebot akzeptiert wurde.
So einfach ist das!
Hinweis : In der Testumgebung ist ein Teil der Sprache auf Englisch. In deinem eigenen Recras-Account kannst du die Sprache natürlich einfach auf Deutsch einstellen.
Hinweis 2: Den Buchungsprozess dieses Angebots findest du in Recras unter Einstellungen > Buchungsprozesse im Abschnitt Online buchen.
Die Testumgebung
Die Testumgebung wurde speziell dafür entwickelt, dass du alles ganz entspannt ausprobieren kannst. Gib Daten ein, erstelle Buchungen und passe Einstellungen an: hier kannst du dich frei austoben! Jede Nacht wird die Testumgebung automatisch zurückgesetzt. Das bedeutet, dass alle eingegebenen Daten wieder in den Ursprungszustand versetzt werden. So startest du jeden Tag mit einer frischen Umgebung.
Auf dieser Seite findest du eine einfache Navigation, um dich schnell in der Recras-Testumgebung zurechtzufinden. Eine ausführliche Anleitung findest du unter Profil (klicke oben rechts auf dein Foto) > Anleitung.
Recras auf einen Blick
Unten findest du eine Übersicht, wie du mit dem Recras-System arbeitest. So machst du dich schnell mit den wichtigsten Funktionen vertraut und navigierst mühelos durch das System.
Startseite
Die Startseite ist das zentrale Dashboard und der Ausgangspunkt von Recras. Hier erhältst du auf einen Blick einen Überblick über alles, was in deinem Unternehmen gerade passiert.
Wochenplanung
Auf der rechten Seite siehst du die Wochenplanung mit allen anstehenden Buchungen. Wenn du auf den Namen eines Kunden klickst, gelangst du direkt zur entsprechenden Buchung. Dort siehst du, was der Kunde reserviert hat, und bekommst Zugriff auf alle bisherigen Kontaktpunkte mit dem Kunden.
Blaue Schaltflächen
Auf der linken Seite des Bildschirms findest du die blauen Schaltflächen – dein Zugang zu den wichtigsten Aktionen und Übersichten in Recras. Diese Schaltflächen bieten dir einen kompakten Überblick über alle laufenden Vorgänge.
Navigationsleisten
Die Navigationsleisten sind logisch aufgebaut: basierend auf den Funktionen, die du täglich am häufigsten nutzt, sowie auf den verschiedenen Benutzerrollen, die du in Recras festlegen kannst. Alles ist übersichtlich strukturiert, sodass du effizient arbeiten kannst.
Menü
Unter Menü kannst du ganz einfach die Tagesplanung und die Personalplanung einsehen und verwalten. Einen neuen Kunden oder Lieferanten hinzufügen? Auch das geht mit nur wenigen Klicks. Außerdem gibt es eine praktische Funktion für eine Schnellbuchung, ideal, wenn du einen Kunden am Telefon hast.
Übersichten
Im Bereich Übersichten erhältst du Einblick in alles, was in deinem Unternehmen passiert. Hier kannst du zum Beispiel Statistiken einsehen oder zur erweiterten Personalplanung wechseln. Auch die Finanzverwaltung ist hier klar dargestellt. Sieh dir offene Rechnungen an oder erstelle Gutscheine.
Einstellungen
Im Reiter Einstellungen hast du die Kontrolle über alle Konfigurationen in Recras. Hier legst du Buchungsprozesse und Kontaktformulare fest, damit Kunden ganz einfach über deine Website buchen können. Du kannst auch automatische Buchungs-E-Mails einrichten, wie zum Beispiel Bestätigungen oder Erinnerungen kurz vor einer Aktivität. Für Angebote und Buchungsvorschläge stellt Recras praktische Vorlagen bereit, mit denen du per Klick eine vollständige PDF erstellen kannst. Außerdem kannst du hier Benutzerrollen verwalten und genau festlegen, wer auf welche Informationen zugreifen darf.
Kasse
Die Kasse in Recras ist ideal für den Verkauf an der Rezeption oder am Schalter. Hier kannst du Produkte wie Tickets schnell und unkompliziert verkaufen. Auch Buchungsänderungen sind kein Problem, du kannst zum Beispiel zusätzliche Personen hinzufügen oder weitere Produkte mit einer bestehenden Buchung verknüpfen. Zudem zeigt dir die Kasse immer eine aktuelle Übersicht der Tagesplanung und bevorstehenden Buchungen, sodass du Kunden schnell und zuverlässig weiterhelfen kannst.
Folgeaktionen, Glockensymbol
Das Glockensymbol sorgt dafür, dass dir keine offenen Aufgaben entgehen. Diese Schaltfläche ist nicht nur auf der Startseite sichtbar, sondern auch direkt in der Navigationsleiste verfügbar, so kannst du jederzeit schnell reagieren.
Selbstständig loslegen in der Testumgebung
Unten findest du eine Übersicht einiger wichtiger Funktionen und Möglichkeiten, die du in der Testumgebung entdecken kannst.
Eine Buchung ansehen
Um eine Buchung anzusehen, gehe über einen Klick auf das Recras-Logo zur Startseite. Auf der rechten Seite findest du unter Buchungen Folgewoche eine Übersicht der bevorstehenden Buchungen. Klicke auf eine bestimmte Buchung, um die Details zu öffnen.
Auf der linken Seite der Buchungsseite siehst du die Kundendaten wie Name und Kontaktdaten. Rechts findest du die Kontaktverläufe, zum Beispiel eine automatische Buchungs-E-Mail. Du kannst hier auch ganz einfach neue Kontaktmomente hinzufügen.
Scrolle weiter nach unten, um das Programm der Buchung anzusehen. Über die blaue Schaltfläche kannst du Änderungen vornehmen, zum Beispiel die Personenzahl oder die Ankunftszeit anpassen.
Im Reiter Kosten kannst du beispielsweise eine Anzahlungsrechnung senden oder offene Zahlungen einsehen.
Ganz unten auf der Seite findest du eine Übersicht der bisherigen Interaktionen mit dem Kunden. Dort kannst du sehen, ob der Kunde bereits früher eine Buchung bei deinem Freizeitunternehmen gemacht hat und welche Rechnungen bereits bezahlt wurden. So hast du immer einen vollständigen Überblick über die Kundengeschichte.
Personalplanung
Mit Recras automatisierst du deine Personalverwaltung und gibst deinen Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre eigene Planung und Zeiterfassung zu verwalten. Gehe zu Übersichten > Personalplanung. Hier kannst du ein Datum auswählen und über die Schaltfläche + Neue Dienst(e) neue Dienste hinzufügen. Bestehende Dienste kannst du ganz einfach bearbeiten, indem du direkt im Kalender darauf klickst.
Benutzerrollen anpassen
Mit Benutzerrollen legst du fest, wer auf welche Informationen zugreifen darf. Auch die Verwaltung von Buchungen, Kundendaten und Kontaktverläufen kannst du pro Benutzer individuell steuern. Gehe zu Einstellungen > Personal > Nutzerrollen. Klicke auf + Neue Nutzerrolle, um eine neue Rolle zu erstellen.
Im Reiter Rechte kannst du jeder Rolle gezielt bestimmte Berechtigungen zuweisen. Unter Benutzer siehst du, welchen Mitarbeitenden diese Rolle bereits zugewiesen wurde.
Vorlagen erstellen
Recras bietet leistungsstarke Vorlagen, mit denen du ganz einfach Angebote und andere Dokumente erstellen kannst. Gehe zu Einstellungen > PDF-Vorlagen unter Buchungen. Dort findest du verschiedene bestehende Vorlagen, die du nach Wunsch anpassen kannst.
Oder erstelle eine neue Vorlage, indem du auf + Neue PDF-Vorlage klickst. Im Reiter Vorschau kannst du dir ansehen, wie die PDF später aussehen wird.
Lieferanten verknüpfen
Automatisiere die Kommunikation mit externen Lieferanten. Recras informiert deine Lieferanten automatisch über Änderungen in einer Buchung. Wenn bei einer Buchung Besonderheiten hinzugefügt werden – zum Beispiel spezielle Diäten für einen Caterer oder der Aufbau einer Hüpfburg – erhält der jeweilige Lieferant eine Benachrichtigung.
Gehe zu Menü > Neuer Lieferant und trage die Daten deines Lieferanten ein. Verknüpfe den Lieferanten anschließend mit einem Produkt unter Einstellungen > Produkte.
Lieferanten erhalten automatisch Benachrichtigungen bei Änderungen in einer Buchung sowie Erinnerungen kurz vor einer Aktivität.
Die Kasse verwenden
Die Kasse in Recras gibt dir Kontrolle über den täglichen Kundenfluss. Gehe in der Navigationsleiste auf Kasse, um Tickets zu verkaufen, Zahlungen zu bearbeiten oder Buchungen anzupassen.
Beim Anmeldeprozess kannst du zwischen Passant (für Kunden ohne Reservierung) und einer bestehenden Buchung unter Kunden suchen.
Über die Kasse kannst du die Buchung bearbeiten, zum Beispiel die Personenzahl ändern, den Namen des Kunden hinzufügen oder den Buchungsstatus auf Interesse oder Storniert setzen.
Buchungsübersicht ansehen
Für eine klare Übersicht aller Buchungen an einem bestimmten Datum gehst du zu Menü > Buchungsübersicht. Hier kannst du Filter anwenden, zum Beispiel nach Datum, Buchungsstatus oder Arrangement, und auswählen, wie du die Übersicht sehen möchtest – etwa als Wochen- oder Montagsansicht.
Das ist besonders praktisch, wenn du telefonische Anfragen bekommst oder Reservierungen an der Rezeption entgegennimmst und schnell sehen möchtest, ob noch Verfügbarkeit besteht.
Entdecke es selbst
Die Testumgebung von Recras bietet dir die Möglichkeit, alles auszuprobieren, was das System zu bieten hat. Auf dieser Seite wird nur ein Teil der Funktionen erklärt. Recras hat noch viel mehr zu bieten, um deine Abläufe zu optimieren und deine Arbeit effizienter zu gestalten.
Wie du das System nutzt, hängt ganz von deinen individuellen Wünschen und Anforderungen ab. Klicke dich also ruhig durch, probiere Dinge aus und entdecke, was Recras für dein Unternehmen tun kann!
Es beginnt mit einer Buchung
Das Recras-System ist für alle Arten von Freizeitunternehmen konzipiert. Klein und groß. Ob Sie nun 3 Kanus vermieten oder komplexe Pakete anbieten, mit Recras automatisieren Sie Ihren Buchungsprozess und die damit verbundene Organisation.